Tips mengelola digital banyak dicari oleh arsiparis pemula. Baik itu arsiparis yang bekerja di perpustakaan, organisasi maupun pemerintahan. Alasannya sederhana, karena pengelolaan dokumen adalah hal terpenting yang harus dikuasai oleh petugas arsiparis.
Apalagi di era serba digital seperti sekarang. Maka pengelolaan dokumen tidak sekedar dikelola secara konvensional (cara lama), tetapi semua sudah beralih mengelola dokumen secara digital.
Sayangnya, untuk mengelola dokumen secara digital dibutuhkan beberapa tips dan trik, sebagai berikut. Namun sebelumnya kita bahas alasan kenapa beralih ke dokumen digital.
Mengapa Pengelolaan Dokumen Beralih ke Digital
Beberapa tahun terakhir banyak perusahaan, organisasi dan pemerintahan berbondong-bondong mencari petugas arsiparis yang bertugas untuk mengalih mediakan dokumen konvensional ke dalam digital.
Memang setiap perusahaan/instansi/organisasi memiliki alasannya masing-masing. Namun alasan yang paling umum karena lebih praktis, lebih cepat dan beberapa alasan lain sebagai berikut
1. Bisa Terkoneksi Dengan Internet
Salah satu kemudahan mengalihmediakan dokumen ke digital adalah, bisa disambungkan dengan jaringan internet. Dimana internet menjadi gaya kebutuhan dalam kehidupan sehari-hari. Dokumen digital yang tersimpan bisa diakses lebih dari satu user/pengguna. Sementara jika menggunakan dokumen print out/hardcopy satu dokumen digunakan satu orang.
2. Mudah dioperasikan
Kemudahan dokumen digital lebih mudah dioperasikan menggunakan DMS. Sehingga memudahkan organisasi/pemerintah lebih nyaman menggunakan.
3. Pemanggilan dokumen lebih cepat
Pemanggilan dokumen secara konvensional memakan waktu lebih lama. Sebaliknya, jika dokumen disimpan secara digital, pemanggilan dokumen cukup di ketik dan enter, maka dalam hitungan detik dan menit, dokumen akan muncul dengan sendirinya.
4. Keamanan Informasi
Dilihat dari tingkat keamanan, dokumen digital lebih tahan banting dari kerusakan masalah kelembaban ruangan, gangguan rayap dan tidak memakan banyak ruang/bangunan. cukup satu kotak kecil memori mampu menampung ratusan hingga ribuan file.
Tips Mengelola Dokumen Digital
Melihat beberapa alasan kenapa mengalih media dari dokumen fisik ke digital di atas. Berikut cara mengelola dokumen digital dengan mudah yang bisa kamu lakukan:
1. Perhatikan kapasitas penyimpanan
Masalah klise yang dihadapi selama ini di dunia kerja, tidak memperhatikan kapasitas penyimpanan. Oleh karena itu, banyak yang menyimpan dokumen digital di penyimpanan yang pas-pasan. Sehingga penyimpanan mudah penuh dan mempengaruhi performa komputer/laptop.
Penyimpanan memanfaatkan memori akan mempengaruhi performa komputer/laptop, oleh karena itu banyak yang menyimpan dokumen digital tidak di memori komputer/laptop, melainkan disimpan melalui pihak ketiga seperti gdrive, dropbox dan masih banyak lagi.
2. Membuat kebijakan penyimpanan dokumen
Setelah memastikan penyimpanan dokumen digital aman. Maka langkah selanjutnya perlu membuat kebijakan penyimpanan. Misalnya membuat sop penyimpanan dokumen digital untuk para karyawan. Fungsi kebijakan adalah mengatur karyawan ketika menyimpan atau ketika mengakses dokumen digital tersebut.
Sehingga tidak menimbulkan terjadinya miskomunikasi atau penyelewengan dokumen. Terkait dengan bentuk aturannya, setiap perusahaan/instansi/organisasi berhak membuat poin kebijakannya masing-masing.
Baca Juga:
- 6 Manfaat Sistem Manajemen Dokumen Bagi Arsiparis
- Manfaat Penyimpanan Dokumen Menggunakan Map Gantung
- 5 Cara Aman Menghancurkan Dokumen
3. Back up rutin
Setiap metode penyimpanan dokumen menawarkan kelemahan dan kelebihannya masing-masing. Begitupun ketika memutuskan menyimpan dokumen secara digital. Ancaman menyimpan dokumen secara digital adalah diserang oleh virus.
Sehingga file bisa hilang sewaktu-waktu. Oleh karena itu, diperlukan back up rutin semua dokumen. Sehingga ketika terjadi human error, virus atau apapun itu, dokumen tetap aman dan masih bisa di akses kembali.
4. Uji coba ruang penyimpanan yang dimiliki
Khusus perusahaan besar, biasanya memiliki ruang penyimpanan buatan sendiri yang bisa menampung dokumen dalam kapasitas banyak dan besar. Jika perusahaan kamu termasuk yang demikian, maka perlu dilakukan uji coba ruang penyimpanan.
Cara ini untuk memastikan bahwasanya tidak akan berdampak dan mempengaruhi server atau sistem operasi kerja yang lain. Sekedar memastikan sistem operasi tidak mengalami error atau sistem kerja melambat.
5. Memanfaatkan sistem enkripsi
Tips terakhir adalah memanfaatkan sistem enkripsi. Jadi sistem enkripsi merupakan sistem yang dapat digunakan untuk membantu arsiparis untuk pengelolaan dokumen secara digital. Dimana enkripsi ini memungkinkan untuk melindungi dokumen.
Jadi dokumen tersebut dapat disetting atau dapat diakses oleh orang-orang tertentu saja. Misalnya diakses oleh pihak internal perusahaan saja. Jadi, sistem enkripsi ini adalah pelindung dokumen digital agar tidak mudah disalahgunakan.
Itulah lima tips mengelola dokumen digital yang wajib diketahui. Khususnya buat kamu yang memang bekerja di dunia kearsipan. semoga sedikit ulasan ini bisa membantu. (Iruekkawa Elisa)
