Bagi setiap organisasi atau lembaga, data merupakan aset yang penting. Tetapi, tidak semua data perlu disimpan secara permanen. Sehingga, diperlukan retensi arsip.
Melalui retensi arsip, jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan. Dengan adanya retensi arsip, organisasi bisa mengelola data dengan efektif.
Retensi arsip bukan hanya sekadar aktivitas administratif. Dengan menerapkan manajemen retensi arsip yang baik, organisasi bisa meningkatkan efisiensi kerja. Jika anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang retensi arsip, silahkan simak artikel berikut ini.
Daftar Isi
Pengertian Retensi Arsip
Retensi arsip merupakan jangka waktu penyimpanan yang perlu dilakukan pada suatu jenis arsip. Retensi arsip adalah aturan tentang berapa lama sebuah dokumen atau arsip disimpan sebelum dimusnahkan. Jadi, bisa dikatakan bahwa retensi arsip adalah aturan tentang kapan suatu dokumen dianggap masih mempunyai nilai guna dan kapan dokumen tersebut boleh dimusnahkan.
Dengan adanya aturan retensi, volume arsip dapat dikurangi. Kita bisa membuang arsip yang sudah tidak berguna. Arsip yang sudah tidak penting sebaiknya dimusnahkan untuk mencegah terjadinya kebocoran data sehingga keamanan data bisa dijaga.
Jadwal Retensi Arsip
Jadwal retensi arsip merupakan daftar yang berisi retensi atau jangka waktu penyimpanan, jenis arsip, dan sebagainya. Jadwal ini digunakan untuk menentukan arsip mana yang perlu disimpan secara sementara, permanen, atau dimusnahkan. Jadwal ini menjadi pedoman dalam mengelola arsip. Berikut ini adalah dua jenis jadwal retensi arsip.
1. Arsip Substantif
Arsip substantif adalah jenis arsip yang penting dalam organisasi dan berkaitan langsung dengan tugas dan fungsi pokoknya. Arsip ini mempunyai nilai guna yang tinggi dalam berbagai aspek, mulai dari perencanaan sampai pertanggungjawaban.
Arsip substantif menjadi bukti pelaksanaan tugas dan fungsi dari suatu lembaga. Arsip ini bisa menjadi bukti bahwa suatu proyek sudah dilaksanakan sesuai dengan target dan prosedur. Dokumen ini bisa menjadi bahan acuan ketika mengambil keputusan.
Contoh arsip substantif, antara lain laporan kegiatan, surat keputusan, notulen rapat, kontrak, dan dokumen perencanaan. Arsip substantif perlu dikelola dengan baik untuk menjamin ketersediaan informasi, meningkatkan efisiensi kerja, memenuhi persyaratan hukum, dan melindungi aset organisasi.
Dalam sebuah organisasi, arsip substantif adalah bagian yang sangat penting. Dengan mengelola arsip substantif secara baik, kita dapat memastikan kelangsungan hidup organisasi dan memenuhi berbagai persyaratan hukum yang berlaku.
2. Arsip Fasilitatif
Arsip ini memiliki fungsi untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok, seperti daftar hadir, surat-menyurat, laporan perjalanan dinas, dan sebagainya. Arsip fasilitatif merupakan arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif, seperti perencanaan, hukum, kearsipan, kepegawaian, ketatausahaan, dan sebagainya.
Sama seperti arsip substantif, arsip ini juga mempunyai jadwal retensi untuk mengatur jangka waktu penyimpanannya. Jangka waktu penyimpanan arsip fasilitatif lebih singkat daripada arsip substantif.
Baca Juga:
- Arsip Vital Adalah: Contoh, Jenis, Manfaat dan Cara Menyimpan
- Sistem Penyimpanan Arsip: Definsi, Jenis dan Tujuan
- 7 Peralatan Kearsipan: Fungsi dan Macam-Macam
Tujuan Retensi Arsip
Retensi arsip memiliki tujuan utama untuk memastikan bahwa arsip yang disimpan mempunyai nilai guna. Berikut ini adalah beberapa tujuan dari retensi arsip.
1. Mengurangi Volume Arsip
Agar ruang penyimpanan tidak penuh, arsip yang tidak mempunyai nilai guna perlu dimusnahkan. Dengan jumlah arsip yang lebih sedikit, Anda akan lebih mudah dan cepat mencari informasi. Hal tersebut juga akan menghemat ruang penyimpanan dan biaya pengelolaan arsip.
2. Melindungi Aset Organisasi
Retensi arsip dapat menjaga bukti-bukti yang penting. Contohnya, arsip substantif yang merupakan bukti kinerja organisasi. Dengan adanya jadwal retensi, informasi yang penting tidak akan hilang ataupun rusak.
3. Memenuhi Persyaratan Hukum
Ada banyak peraturan perundang-undangan yang mengatur jangka waktu penyimpanan arsip tertentu. Dengan mematuhi peraturan, organisasi bisa menghindari tuntutan hukum yang berkaitan dengan pengelolaan arsip.
4. Menjamin Ketersediaan Informasi
Retensi arsip dapat memenuhi kebutuhan informasi. Arsip yang penting akan disimpan dalam jangka waktu yang panjang sehingga bisa digunakan sebagai referensi pada masa mendatang. Informasi yang terdapat di dalam arsip bisa menjadi dasar ketika mengambil keputusan.
5. Meningkatkan Efisiensi Kerja
Anda akan lebih mudah menemukan arsip yang diperlukan jika volume arsipnya berkurang. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi kerja.
6. Mendukung Pengambilan Keputusan
Arsip yang disimpan bisa memberikan informasi tentang kinerja di masa lalu, tren, dan pelajaran yang bisa diterapkan ketika mengambil keputusan. Dengan data yang lengkap, organisasi bisa melakukan analisis data yang lebih baik sehingga dapat mendukung proses pengambilan keputusan.
Contoh Retensi Arsip
Agar lebih paham tentang retensi arsip, kami akan memberikan beberapa contoh jadwal retensi arsip untuk beberapa jenis organisasi yang berbeda. Berikut ini adalah contohnya.
1. Lembaga Pemerintahan
| Jenis Arsip | Jangka Waktu Penyimpanan | Keterangan |
| Surat Keputusan Bupati/Walikota | Permanen | Simpan sebagai arsip permanen |
| Dokumen Perencanaan Bangunan | 10 tahun | Simpan sebagai referensi untuk perencanaan pembangunan di masa depan |
| Laporan Keuangan Pemerintah Daerah | 10 tahun | Sesuai dengan peraturan perundang-undangan |
| Surat-Menyurat dengan Masyarakat | 5 tahun | Setelah lima tahun, dokumen bisa dimusnahkan |
2. Perusahaan Manufaktur
| Jenis Arsip | Jangka Waktu Penyimpanan | Keterangan |
| Surat Masuk Umum | 5 tahun | Setelah 5 tahun, dokumen bisa dimusnahkan |
| Data Karyawan | Selama masa kerja + 5 tahun | Setelah pegawai keluar, simpan selama 5 tahun untuk kebutuhan administrasi |
| Dokumen Produksi | Selama masa produksi + 5 tahun | Setelah produk tidak lagi diproduksi, simpan selama 5 tahun sebagai referensi |
| Kontrak dengan Supplier | Selama masa kontrak + 5 tahun | Setelah kontrak berakhir, simpan selama 5 tahun untuk kebutuhan audit |
| Rekaman CCTV | 30 hari | Kecuali ada peristiwa khusus yang membutuhkan penyimpanan yang lebih lama |
| Laporan Keuangan Bulanan | 7 tahun | Sesuai dengan peraturan perpajakan |
3. Lembaga Pendidikan
| Jenis Arsip | Jangka Waktu Penyimpanan | Keterangan |
| Jadwal Kuliah | 5 tahun | Setelah semester berakhir, simpan selama 5 tahun sebagai referensi |
| Data Pendaftaran Mahasiswa Baru | 10 tahun | Simpan untuk keperluan statistik dan pelaporan |
| Surat Keterangan Lulus | Permanen | Simpan sebagai arsip permanen |
| Transkrip Nilai Mahasiswa | Permanen | Simpan sebagai arsip permanen |
Pada organisasi yang lebih besar dan kompleks, jadwal retensi arsipnya biasanya lebih detail. Arsipnya akan dibagi menjadi beberapa kategori menurut fungsi, jenis, dan nilai gunanya.
Umumnya, arsip yang mempunyai nilai hukum yang tinggi, seperti surat keputusan dan kontrak mempunyai jangka waktu penyimpanan yang lebih lama. Arsip yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional, seperti daftar hadir dan surat masuk mempunyai jangka waktu penyimpanan yang lebih singkat.
Biasanya, arsip yang mempunyai nilai sejarah, seperti dokumen pendirian perusahaan perlu disimpan secara permanen. Jangka waktu penyimpanan suatu arsip juga dipengaruhi oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Retensi arsip merupakan bagian yang penting dalam pengelolaan arsip. Dengan menerapkan retensi arsip, organisasi bisa mengelola arsip secara efektif. Saatnya melakukan Pengadaan Buku untuk mendukung pengelolaan arsip institusi anda agar lebih terstruktur dan profesional!
Sumber:
JDIH Kemenko Marves. https://jdih.maritim.go.id/id/jadwal-retensi-arsip-kemenko-marves diakses pada 5 Januari 2025
