Preservasi arsip wajib dilakukan di setiap perusahaan maupun instansi. Supaya bisa menyelamatkan arsip yang mengalami kerusakan. Tidak dapat dipungkiri bahwasanya pengelolaan arsip menjadi unsur vital yang harus diperhatikan oleh perusahaan.
Karena arsip memiliki kekuatan hukum yang dapat mempengaruhi reputasi dan kepercayaan konsumen/pelanggan/klien terhadap perusahaan kita.
Tidak hanya itu, arsip juga terbukti efektif membantu stakeholder perusahaan membuat keputusan yang strategis. Dari sini dapat dilihat bahasanya ada kehadiran arsip yang terlihat sepele ternyata sangatlah penting. Pertanyaannya adalah, apa sih yang dimaksud dengan layanan preservasi arsip? Untuk mengetahuinya kita akan ulas sebagai berikut.
Pengertian Preservasi Arsip
Bagi masyarakat umum yang tidak berkecimpung di dunia kearsipan memang terdengar asing. Jadi preservasi arsip menurut Peraturan Kepala ANRI Nomor 43 Tahun 2015 pasal 1 ayat (19) tentang petunjuk teknis pelaksanaan peraturan MENPAN-RB Nomor 48 tahun tentang jabatan fungsional Arsiparis Bidang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis, yang berbunyi bahwasanya preservasi arsip adalah semua proses kerja dalam rangka melindungi arsip dari ancaman kerusakan, dan memperbaiki arsip yang sudah rusak.
Jadi preservasi arsip dapat disimpulkan sebagai upaya untuk pencegahan dan sebagai langkah merestorasi arsip agar tidak mengalami kerusakan. Serta merapikan arsip yang mengalami kerusakan agar dapat diakses dan dapat digunakan kembali.
Cara Preservasi Arsip
Kerusakan arsip menjadi masalah yang cukup mengganggu. Oleh karena itu, perlu pencegahan dengan metode enkapsulasi. Berikut cara preservasi arsip enkapsulasi.
- Menyediakan dua lembar plastik polyester ukuran 2,5 cm. Bisa juga menggantinya dengan karet magic cutter bersih.
- Letak arsip di atas plastik polyester. Agar lebih stabil, kita bisa meletakan pemberat di bagian tengah arsip.
- Siapkan double tape ukuran 3 mm. Double tape ini dapat diletakan di bagian tepi arsip. Di bagian sudut bisa diberi celah kecil.
- Lepaskan pelindung double tape, dangunakan wiper kaca untuk cat. Untuk mengeluarkan udara bisa ditekan secara diagonal, kemudian boleh merekatkan double tape keempat sisinya.
- Jika ada sisa plastik, bisa dipotong agar lebih rapi.
Cara Melakukan Preservasi Arsip Sendiri
Preservasi arsip sebenarnya dapat dilakukan dengan cara mandiri. Bisa semua perusahaan melakukannya sendiri. Sementara untuk perusahaan atau instansi pemerintah yang mana jumlah arsipnya sudah terlalu banyak, butuh tim khusus yang mengelola.
Bisa membuat tim khusus atau bisa menggunakan jasa orang ketiga. Semua tergantung dari masing-masing institusi atau perusahaan itu sendiri. Adapun beberapa upaya yang dapat dilakukan secara mandiri.
1. Pengaturan suhu
Cara preservasi secara mandiri lebih cocok digunakan ketika dokumen arsip dalam jumlah yang sedikit. Sehingga masih bisa di kontrol sendiri. Selama penyimpanan arsip, perlu memperhatikan pengaturan suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan arsip.
Jika ruang penyimpanan arsip lembab perlu didesain sedemikian rupa, agar tidak lembab. Karena kelembaban dapat memicu pertumbuhan jamur, yang bisa merusak dokumen.
2. Laminasi arsip
Selain memperhatikan masalah kelembaban ruangan dan pengaturan suhu, ada satu hal yang perlu diperhatikan lainnya. Yaitu laminasi arsip atau penggunaan sheet protector. Laminasi ini dilakukan untuk melindungi arsip agar tidak mudah rusak
Baca Juga:
- Perbedaan Antara Preservasi dan Restorasi Arsip
- Manfaat Digitalisasi Arsip Bagi Perusahaan
- Cara Pengelolaan Arsip Vital Kenotariatan
- Ketahui Pentingnya Konservasi Arsip
3. Duplikasi arsip
Anda juga bisa menduplikasi arsip yang sekiranya sudah berusia tua atau lama disimpan. Sehingga ketika arsip tersebut rusak, masih ada cadangan file versi duplikat.
Arsip yang di duplikat tidak harus arsip yang tua. Tetapi juga arsip yang sering diakses. Arsip yang sering diakses rawan mengalami kerusakan. Maka, duplikat arsip bisa diganti dengan pindah arsip dalam bentuk digital.
4. Digitalisasi Arsip
Salah satu keuntungan digitalisasi arsip fisik ke dalam arsip digital mudah diakses. Diakses berkali-kali tidak akan menimbulkan kerusakan secara fisik. Cara ini cocok diterapkan untuk arsip fisik yang usianya sudah tua.
5. Pemberian bahan kimia
Penyimpanan arsip yang masih disimpan di depo memang membutuhkan tenaga ekstra. Karena rawan dengan serangga seperti semut, kecua, jamur, dan masih banyak lagi. Maka untuk menghindari hal-hal tersebut, perlu diberi bahan kimia seperti kapur barus atau bahan kimia lain.
6. Lakukan kontrol
Cara terakhir adalah melakukan kontrol. Meskipun terkesan sepele, tetapi melakukan kontrol adalah hal yang wajib dilakukan. Terutama untuk arsip lama. Selama proses pengontrolan bisa sambil dibersihkan debu dan dicek lebih detail.
Bagaimana? Setelah membaca sedikit ulasan tentang preservasi arsip ini semoga cukup menjawab. Semoga artikel ini juga memberikan wawasan dan bermanfaat.
