Jika kamu terbiasa berkecimpung di dunia perbukuan dan di dunia kearsipan, pasti tidak asing lagi dengan istilah preservasi dan restorasi arsip. Jadi keduanya sama-sama bertujuan untuk melindungi, merawat, dan menjaga dokumen dari perusahaan/instansi/perpustakaan.
Seperti yang kita tahu, di perpustakaan ataupun di perusahaan banyak dokumen penting yang harus disimpan. Sementara dokumen yang tersimpan terlalu lama rawan mengalami kerusakan. Oleh karena itu, diperlukan perawatan.
Meskipun Preservasi dan restorasi arsip memiliki kesamaan untuk merawat, menjaga dan melindungi arsip, keduanya memiliki perbedaan. berikut adalah perbedaan diantara kedua nya.
Perbedaan Preservasi Dan Restorasi Arsip
Organisasi atau perusahaan yang masih baru dirintis, seringkali menemukan masalah klise dalam pengarsipan. Masalah tersebut adalah kesulitan membedakan mana dokumen yang perlu di restorasi arsip dan yang perlu dipreservasi akibat minimnya pengalaman dan keterbatasan ilmu didunia pengarsipan.
1. Preservasi arsip
Jadi arsip yang perlu dipreservasi adalah arsip statis – arsip statis adalah arsip vital yang memiliki nilai guna kesejarahan yang berperan penting bagi perusahaan – sehingga arsip statis inilah yang perlu dipreservasi secara tersistematis, efisien dan efektif.
Adapun cara yang dapat dilakukan selama melakukan preservasi,yaitu pengolahan, akuisisi, pemanfaatan, preservasi, pendayagunaan dalam sebuah kegiatan ataupun organisasi. Bisa yang bersifat pemerintahan maupun non pemerintahan.
Jika dilihat dari metodenya, maka preservasi arsip terbagi menjadi preservasi preventif dan preservasi kuratif. Dikatakan sebagai preservasi preventif adalah upaya pengarsipan dengan tujuan pencegahan.
Arsip perlu dirawat sebelum si arsip mengalami kerusakan karena faktor eksternal dan internal. Sementara preservasi kuratif adalah perawatan arsip yang dilakukan untuk menjaga keutuhan informasi yang termuat di dalamnya.
2. Restorasi Arsip
Sementara restorasi arsip itu sendiri adalah upaya perawatan arsip yang sudah rusak. Jadi tugas arsiparis perlunya menyelamatkan arsip yang rusak ke sedia kala.
Minimal arsip tetap dapat dibaca dan dikembalikan bentuk aslinya. Sehingga arsip tersebut bisa tetap digunakan dan tetap sah digunakan sebagai bukti.
Restorasi arsip ini memang fokus memperbaiki dan mengembalikan arsip yang rusak. Sementara kerusakan arsip setiap perusahaan berbeda-beda. Inti dari restorasi adala mengembalikan. Selama proses pengembalian, diizinkan menambahkan material baru agar bisa kembali ke bentuk sedia kala.
Persyaratan Restorasi Arsip
Setelah mengetahui perbedaan antara restorasi arsip dan preservasi arsip di atas, ada satu hal yang wajib diketahui. Yaitu perlunya mengetahui persyaratan melakukan restorasi. Karena untuk bisa melakukan restorasi arsip tidak boleh dilakukan secara serampangan dan seenaknya. Ada beberapa persyaratan, diantaranya sebagai berikut.
Jadi arsip yang boleh di preservasi dan di restorasi adalah arsip yang rusak akibat bencana alam. Entah itu dari bencana banjir, gempa bumi, tanah longsor, tsunami dan masih banyak lagi. Rata-rata arsip yang rusak ketika bencana alam adalah arsip berbentuk kertas.
Arsip yang rusak tersebut bisa langsung diserahkan ke Badan Arsip nasional Republik Indonesia (ANRI). Jadi tidak semua dokumen dapat direstorasi. Hanya beberapa arsip yang dapat direstorasi oleh ANRI, seperti KK, KTP, surat/akta perusahaan dll yang masih termasuk dalam arsip vital.
Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 Ayat 4 tentang kearsipan tidak dapat diperbarui atau digantikan jika mengalami kerusakan atau hilang kecuali arsip vital. Jika itu arsip vital yang memenuhi persyaratan akan dibawa ke Sub Direktorat Restorasi Arsip ANRI untuk ditinjau tingkat kerusakan.
Selama proses restorasi arsip vital yang rusak, ada beberapa yang tidak dapat dikembalikan, yaitu tinta arsip luntur, tulisan rontok (tidak terbaca) dan arsip mengalami kerusakan fisik parah.
Baca Juga:
1. Cara Restorasi Arsip
Jika tingkat kerusakan arsip masih sedang dan biasa, maka masih bisa dilakukan sendiri. Berikut adalah beberapa cara restorasi arsip secara mandiri.
2. Membersihkan kotoran arsip
Jika tingkat kerusakan arsip sebatas kotor karena lama disimpan, maka masih bisa dibersihkan secara mandiri, dengan membersihkan kotoran. Baik itu membersihkan debu, jamur ataupun noda yang menempel pada data arsip tersebut.
3. Asidifikasi
Ada banyak faktor kenapa arsip mengalami kerusakan. Bisa disebabkan karena penyimpanannya ruangnya lembab atau semacamnya. Sehingga rawan di serang hama.
Maka, cara restorasi arsip dapat diberikan deasidifikasi. Proses deasidifikasi adalah cara menetralkan asam pada kertas dengan memberi bahan penahan agar kertas tidak mudah rusak.
4. Menyatukan kembali
Arsip yang disimpan terlalu lama dan tidak pernah di cek, seringkali ditemukan dalam kondisi sobek dan rontok. Maka dapat direstorasi dengan menambal atau menyambung. Jika dokumen arsip dalam bentuk satu lembaran, bisa dilaminating.
5. Enkapsulasi
Bisa juga dilakukan dengan enkapsulasi, yaitu memberikan perlindungan pada arsip. Fungsi dari enkapsulasi adalah menghindari dari kerusakan fisik dengan polyester atau bisa menggunakan double tape.
Itulah beberapa perbedaan antara preservasi dan restorasi arsip beserta cara penanganannya dari pengadaan.penerbitdeepublish.com. Semoga sedikit pembahasan ini cukup memberikan wawasan. (Iruekkawa Elisa)
