Sistem Penyimpanan Arsip: Definsi, Jenis dan Tujuan

Ingin tau bagaimana sistem penyimpanan arsip berjalan? Yuk simak artikel ini. Kearsipan adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Banyak aktivitas yang menyebabkan menumpuknya informasi dalam bentuk banyaknya dokumen yang ditemukan dalam tiap organisasi.

Kearsipan merupakan salah satu unsur penting dalam sistem informasi organisasi atau pekerjaan kantor, organisasi pemerintah, swasta atau perorangan. 

Sedangkan sistem manajemen kearsipan bisa diartikan sebagai perencanaan, pengawasan, pelatihan, pengorganisasian, pengembangan, serta kegiatan manajerial yang berorientasi pada kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip. 

Sistem kearsipan ini dikembangkan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi yang dianggap penting bagi suatu organisasi. Sehingga efektif atau tidaknya suatu sistem kearsipan tergantung pada rancangan sistem tersebut.

Tujuan dari sistem manajemen kearsipan itu adalah memiliki dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan serta kejadian, peristiwa atau kegiatan yang nyata. Selain itu juga sesuai manajemen operasi organisasi yang efektif dan efisien. 

Menurut Suraja (2006), sistem manajemen kearsipan adalah rangkaian aktivitas mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat proses pengurusan arsip. 

Sedangkan, undang-undang no 43 tahun 2009 tentang kearsipan menyatakan bahwa penyelenggara kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. 

Pengelolaan arsip sendiri dengan cara melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan dan pengendalian atau pengawasan pada arsip dan sumber daya yang mengurus arsip.

Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?

Setiap perusahaan atau organisasi biasanya memiliki arsip yang disimpan sesuai dengan sistem penyimpanan arsip mereka. Sistem penyimpanan arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis. Supaya, arsip itu lebih mudah dan cepat dicari ketika dibutuhkan sewaktu-waktu.

Menurut Muhidin dan Winata (2016), sistem penyimpanan arsip merujuk pada salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin Penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa mendatang.

Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan dan perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Sedangkan, Wursanto (2001) mengatakan sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga warkat-warkat itu bisa ditemukan kembali lebih cepat ketika diperlukan lagi.

Sugiarto (2005) menjelaskan ada enam sistem penyimpanan arsip, yakni sistem abjad, sistem geografis, sistem subjek, sistem nomor, sistem tanggal dan sistem warna.

Sistem warna dalam penyimpanan dokumen berfungsi sebagai identitas atau ciri khas tertentu. Sistem warna bisa dikombinasikan dengan sistem penyimpanan lain.

Misalnya, penggunaan warna untuk guide-guide dalam folder atau penggunaan warna dalam perlengkapan arsip bisa membantu kegiatan Kearsipan.

Jenis-jenis Sistem Penyimpanan Arsip

Di Indonesia sendiri, ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang bisa digunakan oleh organisasi, perusahaan maupun instansi pemerintah. Adapun beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui, antara lain:

a. Sistem subjek (Subjectical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip subjek atau subjectical filing system biasanya digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan sesuai jenis masalah yang sering terjadi. Sistem subjek ini juga dikenal sebagai subjek perihal yang cara penyimpanan dan penemuan arsip berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

Menurut Sedarmayanti (2005), sistem penyimpanan arsip ini harus menentukan dahulu masalah-masalah yang paling umum terjadi dalam surat-surat yang ditangani setiap harinya, sehingga bisa melakukan penataan arsip sesuai surat atau pokok isi surat. Sistem subjek ini sangat cocok bagi instansi pemerintah atau perusahaan yang berhubungan dengan keluhan pelanggan.

Adapun keuntungan penggunaan sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem subjek, antara lain:

• Lebih menghemat waktu untuk pencarian dokumennya, karena menyangkut sebuah permasalahan dalam satu tempat penyimpanan.
• Dokumen subjek bisa diperluas lebih mudah dengan cara menyisipkan subjek baru atau menambah sub subjek pada subjek utama.

Sedangkan, kelemahan penggunaan sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem subjek, antara lain: 

• Sulit diklasifikasikan jika ada berbagai perihal atau subjek yang hampir sama.
• Penyimpanan tidak efektif bila istilah yang digunakan tidak dibatasi.
• Ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali.
• Pengembangan daftar klasifikasi yang membutuhkan bantuan analisis arsip berpengalaman.
• Perlu petunjuk silang yang memadai untuk menyatakan berbagai subjek dan informasi terkait.
• Penyimpanan arsip biasanya menggunakan nama seseorang untuk daftar subjek sehingga mempersulit pencarian.

b. Sistem abjad (Alphabetical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad atau alphabetical filing system adalah metode penyusunan dokumen arsip secara berurutan sesuai abjad, mulai dari dokumen arsip yang berawalan huruf A sampai Z.

Nama atau kata-kata yang digunakan untuk menyusun arsip dengan sistem abjad ini dibagi menjadi 4 golongan, yakni nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah dan nama organisasi atau perhimpunan.

Tapi, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad ini membutuhkan adanya peraturan penyimpanan yang merupakan standar peraturan dari organisasi. Sehingga, semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang ditentukan. Proses penataan sesuai abjad antara lain sebagai berikut.

1. Guide

Guide berfungsi membantu petugas dalam menyiapkan dan meemukan kembali suatu arsip di antara berbagai arsip lain yang jenisnya antara lain: guide utama atau guide primer, guide pembantu, guide keluar atau lembar keluar.

2. Folder

Ada tiga jenis folder yang digunakan pada sistem abjad yaitu folder campuran, folder individu, dan juga folder khusus.

Persiapan yang perlu dilakukan dalam penataan arsip berdasarkan abjad meliputi:

• Paham peraturan mengindeks,
• Menyiapkan lembar tunjuk silang,
• Menyiapkan peralatan arsip.

Adapun kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad, antara lain:

• Penataan folder untuk menyimpan arsip lebih mudah dipahami dan sederhana.
• Risiko kesalahan minim karena arsip dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama.
• Pencarian dokumen arsip yang dibutuhkan lebih mudah dan cepat, baik melalui nama pengirim yang mendapat surat dan tanpa menggunakan indeks.
• Dokumen arsip yang berasal dari satu nama sama akan berkelompok menjadi satu.
• Surat masuk dan tanggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.

Sementara, kelemahan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad, antara lain:

• Pencarian arsip menggunakan nama orang tidak bisa dilakukan melalui bagian nama yang lain, seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus menggunakan nama belakang.
• Surat atau arsip yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan diletakkan di dalam penyimpanan yang berbeda.
• Penyimpanan arsip harus menggunakan peraturan indeks.
• Ejaan huruf yang seringkali salah dan nama orang sering ditulis berdasarkan keinginan ejaan masing-masing.
• Pemberian label pada folder arsip membutuhkan banyak tenaga.
• Risiko kesalahan dalam penempatan arsip jika tidak memiliki SOP tepat.
• Risiko pemalsuan karena abjad mudah diganti di dalam surat.

c. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal atau chronological filing system sangat cocok bagi Anda yang memiliki kebutuhan mencuri dokumen berdasarkan tanggal atau waktu kejadiannya. Metode penyimpanan arsip dilakukan dengan cara melihat tanggal surat yang diterima dan tanggal surat yang dikirim.

Lalu, surat yang akan diarsipkan itu disusun dengan frekuensi waktu tertentu, yakni harian, mingguan, bulanan hingga tahunan sesuai kebutuhan Anda.

Tapi, surat yang datang paling akhir biasanya akan ditempatkan di bagian paling akhir tanpa mempertimbangkan isi masalah surat tersebut.

Adapun kelebihan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, antara lain:

• Cocok bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo.
• Penyimpanan arsip lebih mudah dan sederhana saat indexing.
• Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.

Sedangkan, kelemahan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal atau kronologis, antara lain:

• Pencarian arsip yang lebih sulit karena butuh kombinasi abjad, tidak hanya tanggal.
• Hanya bermanfaat bagi organisasi yang relatif kecil dan jumlah dokumen tidak terlalu banyak.
• Sulit diterapkan bila tanggal, bulan dan tahun sebuah dokumen arsip tidak ada.
• Penyimpanan surat masuk dan keluar akan terpisah.

d. Sistem Nomor (Numerical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor atau numerical filing system biasanya digunakan sebagai pengganti nama orang atau nama badan dalam metode penyimpanannya. Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi berdasarkan nomor.

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor juga dikenal sebagai indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip ditentukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.

Ada 4 macam sistem nomor yang digunakan dalam penyimpanan arsip, meliputi sistem nomor berdasarkan decimal, sistem nomor berdasarkan terminal, sistem nomor berdasarkan middle digit, dan sistem nomor soundex.

Pada sistem nomor, ada dua macam filing sistem nomor yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor Terminal Digit.

1. Filing System Nomor Dewey

Filing sistem nomor dewey juga disebut sebagai system decimal yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut ini:

• Merancang daftar klasifikasi nomor yang memuat berbagai persoalan kegiatan yang terdapat di dalam kantor atau perusahaan yang kemudian diberi nomor kode.
• Menyiapkan dan menyusun perlengkapan.
• Penyimpanan surat

2. Filing System Nomor Terminal Digit

Filing sistem nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang menggunakan nomor urut dalam buku arsip dan perlu memperhatikan:

• Persiapan perlengkapan.
• Penyimpanan surat.

Adapun kelebihan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor, antara lain:

• Penyimpanan arsip lebih sederhana, cepat dan bisa digunakan untuk semua jenis dokumen.
• Penyimpanan arsip bisa mencantumkan nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal.

Sedangkan, kelemahan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor, antara lain:

• Penyimpanan arsip dengan nomor ini membutuhkan waktu untuk indexing yang lebih lama.
• Lebih banyak folder  yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat.
• Ruang penyimpanan arsip yang lebih luas untuk menyusun semua arsip.

e. Sistem Wilayah (Geographical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan geografis atau wilayah biasanya akan dikelompokkan sesuai daerah atau wilayah yang tertera dalam surat atau dokumen. Kemudian, penyimpanan arsip akan dikelompokkan berdasarkan tempat penyimpanannya, yakni disusun sesuai kota, daerah, atau negara asal dokumen tersebut dan tujuannya.

Menurut Sedarmayanti (2005), sistem penyimpanan arsip sesuai geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah tertentu.

Adapun kelebihan dari sistem penyimpanan arsip sesuai geografis atau wilayahnya, antara lain:

• Pencarian arsip lebih mudah dan cepat bila nama tempatnya sudah diketahui.
• Penyimpanan arsip bisa dilakukan secara langsung tanpa rujukan atau bantuan indeks.

Sedangkan, kelemahan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip sesuai geografis atau wilayahnya, antara lain:

• Risiko kesalahan penyimpanan bila tidak memiliki pengetahuan mengenai pembagian wilayah.
• Butuh indeks yang lebih tepat dan teliti.
• Butuh petunjuk silang bila ada alamat ganda pada surat atau dokumen yang diarsipkan.
• Kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap.
• Butuh SOP penyimpanan arsip yang jelas dan terperinci.

Baca Artikel : Pengelolaan Bahan Pustaka

Kendala Sistem Manajemen Kearsipan

Kendala adalah suatu masalah atau suatu keadaan yang menjadi penghambat untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai dan harus memiliki solusi tertentu sesuai dengan kendala yang dihadapi. Beberapa faktor dalam penyimpanan dan pengelolaan bisa menjadi kendala sistem manajemen kearsipan.

Menurut Sedarmayanti (2003), ada beberapa macam kendala atau hambatan dalam pengelolaan atau penyimpanan, antara lain:

1. Tidak paham fungsi arsip

Kendala utama dalam sistem manajemen kearsipan adalah sumber daya manusia yang kurang atau tidak paham fungsi sebuah arsip. Akibatnya, fungsi arsip sebagai sumber informasi sebuah organisasi atau instansi tidak tercapai. Lalu, tugas-tugas di bidang kearsipan pun dipandang rendah.

Secara umum, arsip memiliki fungsi sebagai penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi dan wahana komunikasi.

2. Pegawai tidak sesuai kualifikasi

Pegawai pengurus arsip yang tidak sesuai kualifikasi organisasi, instansi atau perusahaan menjadi kendala dalam sistem manajemen kearsipan. Maksudnya, penempatan pegawai yang bertugas mengelola arsip tidak memiliki persyaratan yang sesuai dengan pekerjaannya.

Kualifikasi adalah keahlian yang diperlukan untuk melakukan sesuatu atau mendudukan jabatan tertentu. Sehingga, kualifikasi akan mendorong seseorang untuk memiliki suatu keahlian atau kecakapan khusus.

Anda mungkin mengira pegawai yang mengelola arsip cukup berpendidikan sekolah dasar. Bahkan, pegawai yang kurang kompeten di bidang-bidang lain mungkin akan dialihkan untuk membantu mengelola arsip. 

Padahal, tak semua orang memahami pentingnya arsip dan sistem penyimpanan arsip. Apalagi, orang-orang tanpa pengalaman dan kualifikasi yang sesuai. Mereka mungkin akan menghadapi banyak kebingungan ketika mengelola arsip.

3. Jumlah arsip terus bertambah

Arsip adalah kumpulan dokumen bersejarah atau fasilitas tempat dokumen itu disimpan. Arsip biasanya berisi sumber-sumber primer yang terakumulasi selama masa hidup suatu individu atau organisasi. Kemudian, arsip disimpan untuk menunjukkan fungsi orang atau organisasi tersebut.

Jumlah arsip yang terus bertambah secara terus-menerus juga termasuk kendala dalam sistem manajemen arsip. Karena, kondisi ini bisa mengakibatkan tempat atau ruangan penyimpanannya tak mampu menampung arsip. 

Sehingga, risiko arsip penting mengalami kerusakan dan hilang juga akan lebih tinggi. Oleh sebab ini, kendala penyimpanan arsip ini harus dicegah sejak awal.

4. Tidak ada pedoman tata kerja

Tata kerja adalah suatu cara untuk mengatur sebuah pekerjaan agar terlaksana. Prosedur kerja adalah tahapan dalam tata kerja tentang cara mengelola sebuah pekerjaan, mulai dari pengertian pekerjaan itu sendiri, apa yang harus dilakukan dan caranya.

Pedoman tata kerja sangat dibutuhkan dalam semua bidang, termasuk kearsipan. Suatu perusahaan atau organisasi harus memiliki pedoman tata kerja kearsipan bagi pegawainya yang bertugas mengelola arsip. 

Supaya, setiap petugas yang mengembang pekerjaan itu melaksanakannya selaras dengan lainnya dan memiliki tujuan jelas.

5. Tidak ada tata cara peminjaman arsip

Arsip biasanya berupa dokumen atau file penting yang akan dibutuhkan kemudian hari atau seterusnya. Karena itu, suatu organisasi maupun perusahaan harus memiliki pedoman tata cara peminjaman arsip untuk mengontrol dan menjaga dokumen tersebut. 

Bila suatu organisasi tidak memiliki dan tidak menerapkan pedoman tata cara peminjaman arsip, hal ini bisa mengakibatkan setiap orang bisa meminjamnya tanpa peraturan jelas.

6. Tidak ada batas waktu peminjaman arsip 

Tidak adanya aturan batas waktu peminjaman arsip juga termasuk kendala dalam sistem manajemen arsip. Karena, seseorang atau suatu kelompok bisa meminjam arsip dalam jangka waktu lama atau terkadang tidak dikembalikan. Akibatnya, pihak lain yang juga membutuhkan arsip tersebut akan kesulitan. 

7. Sistem penyimpanan arsip tidak maksimal 

Sistem penyimpanan arsip adalah kendala utama sistem manajemen kearsipan yang perlu diperhitungkan dan dicegah sejak awal. Karena, sistem yang kurang maksimal dan terampil akan menyulitkan seseorang dalam mencari arsip dengan cepat dan tepat.

Sistem penyimpanan arsip adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga warkat-warkat itu bisa ditemukan kembali lebih cepat ketika diperlukan lagi.

Semoga penjelasan tentang sistem manajemen arsip diatas dapat dipahami dengan baik dan pastinya harus diterapkan supaya lebih bisa bermanfaat dan mengevaluasi apa yang dibutuhkan dan perbaikannya.

Artikel terkait lainnya:

• Pengertian Arsip
• Pengertian Perpustakaan
• Perpustakaan Digital

Pertanyaan Umum Tentang Sistem Penyimpanan Arsip