Pengolahan Bahan Pustaka: Pengertian, Proses dan Kegiatannya – Salah satu kegiatan inti perpustakaan adalah pengolahan bahan pustaka, dimana buku-buku yang akan dijadikan sebagai bahan pustaka tidak langsung ditaruh di rak-rak perpustakaan. Melainkan harus di olah terlebih dahulu agar semua buku tercatat dengan rapi dan diletakkan pada posisi yang tepat.
Mengapa pengolahan bahan pustaka diperlukan? Coba bayangkan Anda memiliki ribuan jumlah buku dan tidak ditata secara rapi (hanya di tumpuk). Sewaktu-waktu Anda ingin membaca buku, kira-kira kesulitan tidak untuk mencari buku yang Anda ingin baca?
Sekarang Anda bayangkan juga jika Anda pergi ke perpustakaan, kemudian bukunya tidak dikategorisasi. Pasti kesulitan bukan untuk mencari bukunya?
Anda mungkin juga pernah mendengar, ditemukannya buku yang tidak layak baca di suatu sekolah dikarenakan mengandung isi yang tidak pantas dibaca oleh anak SD. Nah ini juga salah satu fungsi dari pengolahan bahan pustaka, yaitu untuk mencegah kesalahan serupa.
Untuk itulah setiap buku perlu di olah, di catat, di periksa dan di tata sesuai dengan kategori dan klasifikasinya.
Selain itu masih ada beberapa alasan logis lain yang menjadi latar belakang mengapa perlu dilakukan pengolahan bahan pustaka diantaranya adalah :
- Untuk inventarisasi (pencatatan) untuk tertib administrasi / peminjaman / mencegah kehilangan buku dll.
- Untuk penyortiran agar buku yang tidak layak (rusak/sobek/halaman hilang) bisa diketahui.
- Untuk kategorisasi buku / menentukan penyusunan rak buku secara sistematis guna memudahkan pelayanan kepada para pemustaka.
- Untuk katalogisasi (memasukkan buku dalam daftar koleksi).
Daftar Isi
Pengertian Pengolahan Bahan Pustaka
Pengolahan bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan wajib perpustakaan dimana bahan pustaka yang akan masuk harus di olah terlebih dahulu, demi memudahkan pengaksesan informasi dan tertib administrasi oleh pemustaka.
Menurut Sumardi (2001;25) Pengolahan bahan pustaka merupakan kegiatan inti di dalam suatu organisasi perpustakaan dimulai dari buku masuk ke perpustakaan sampai siap untuk dimanfaatkan atau dipinjamkan kepada para pemustaka.
Menurut Sulvio Puspito Sari (2009) dalam Tugas Akhirnya yang berjudul “Pengolahan Bahan Pustaka Berupa Buku di UPT Perpustakaan UNY” menyatakan bahwa Pengolahan Bahan Pustaka adalah sebuah proses pengolahan koleksi buku guna membantu pemakai (pengelola dan pemustaka) dalam menemukan kembali informasi yang dibutuhkan, serta untuk mempermudah pengaturan peletakan buku pada rak-rak yang disusun secara sistematis sehingga memudahkan kegiatan pelayanan kepada para pemustaka.
Selanjutnya menurut Tri Adiyani Malik (2014) menyatakan bahwa pengolahan bahan pustaka merupakan kegiatan sistematis yang dimulai dari masuknya bahan pustaka sampai siap untuk digunakan oleh pengguna (pemustaka) dan memberikan kemudahan dalam penelusuran/pencarian informasi bahan pustaka tersebut.
Selanjutnya menurut Rahayuningsih (2007) menyatakan bahwa bahan pustaka yang telah selesai diproses dibagian pengembangan koleksi selanjutnya diolah oleh pengolahan koleksi sampai siap untuk dapat dilayankan kepada pemustaka.
Fungsi dan Tujuan Pengolahan Bahan Pustaka
Sesuai dengan latar belakang dan pengertian pengolahan bahan pustaka di atas, bahwa terdapat beberapa tujuan bahan pustaka perlu di olah yaitu :
1. Untuk Mempermudah Pengaturan Koleksi
Setiap bahan pustaka yang masuk akan dilakukan inventarisasi mulai dari pencatatan identitas buku, tanggal masuk, jumlah hingga pemberian kode unik, barcode hingga cap.
Semua itu untuk mempermudah pengaturan koleksi, sehingga setiap koleksi dapat diletakkan di posisi yang tepat. Sewaktu-waktu ada pemustaka yang pinjam, maka pengelola tinggal masuk ke sistem dan mencatatnya. Pengelola juga dapat melihat jumlah buku yang tersedia, yang dipinjam dan yang harus segera diperbaharui.
2. Memudahkan Pelayanan Terhadap Pemustaka
Setiap perpustakaan pasti berusaha untuk memberikan pelayanan terbaiknya untuk para pemustaka, dengan adanya pengolahan bahan pustaka ini harapannya mampu meningkatkan pelayanan kepada pemustaka.
Setiap buku akan diklasifikasikan dan di tata secara sistematis pada rak-rak buku. Setiap rak memiliki isi dengan kategori yang seragam, dengan begitu para pemustaka lebih mudah menemukan bukunya.
3. Memudahkan Pengelola dalam Menemukan Buku
Tidak hanya pemustaka saja, tapi pengelola juga dimudahkan dengan adanya pengolahan bahan pustaka yang baik. Sewaktu-waktu melakukan pengecekan, perawatan dan pencatatan ulang maka buku yang di cari dapat dengan mudah untuk di temukan.
4. Menjaga Kualitas Buku
Tentu tidak sembarangan buku bisa masuk ke dalam perpustakaan, buku yang sudah lolos uji dan sortir saja. Terdapat beberapa buku yang tidak dimasukkan sebagai koleksi seperti : buku cacat, rusak, mengandung isi berbahaya, melanggar hukum dan tidak sesuai dengan profil pemustaka.
Tidak hanya buku baru saja yang harus di olah, buku-buku lamapun juga diperiksa setiap selesai di pinjam dan semua buku di cek secara rutin untuk menjaga kualitas buku.
Baca juga : Program Pengadaan Bahan Pustaka
Proses Pengolahan Bahan Pustaka
Setiap perpustakaan memiliki proses pengolahan bahan pustaka yang berbeda-beda, tergantung dengan sistem dan teknologi yang di gunakan.
Tentu saja semakin canggih, proses pengolahannya akan semakin singkat karena terbantu dengan teknologi.
Pada umumnya proses pengolahan bahan pustaka terdiri dari pemberian stempel, inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi dan kelengkapan.
Pemberian stempel hak milik dan inventaris, hal ini bertujuan agar buku-buku tersebut secara sah menjadi milik perpustakaan dan tidak dapat diakui menjadi milik pribadi oleh orang lain.
Setelah selesai, buku kemudian dilakukan inventaris atau pencatatan bersamaan dengan pemberian nomor unik (induk).
Buku kemudian juga akan diklasifikasikan berdasarkan ukuran, jenis dan cabang ilmu. Ini berguna untuk memudahkan pemustaka dalam mencari buku yang diinginkannya.
Setelah itu pembuatan katalog untuk memudahkan pengelola dalam mencari informasi buku yang ada di perpustakaaan tersebut.
Terakhir memberikan kelengkapan untuk memudahkan pengelola dalam melayani peminjaman buku seperti pemberian label penomoran, barcode, hingga kerta pengembalian buku.
Kegiatan Pengolahan Bahan Pustaka
Kegiatan pengolahan bahan pustaka merupakan penjelasan lebih rinci dari proses di atas. Berikut ini adalah penjabarannya :
1.Inventarisasi
Definisi inventarisasi adalah kegiatan pencatatan buku atau bahan pustaka yang masuk ke perpustakaan setelah melakukan pengadaan buku.
Tujuan inventarisasi adalah agar pengelola perpustakaan mengetahui jumlah koleksi, bukunya apa saja, judulnya apa saja dan tanggal masuknya kapan.
Dalam kegiatan inventarisasi ini terdapat beberapa kegiatan yaitu sebagai berikut :
a. Pemeriksaan Bahan Pustaka
Setiap buku yang masuk harus diperiksa terlebih dahulu baik dari segi fisik, isi sampai kualitas bukunya.
Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya buku yang cacat/rusak dan tidak sesuai dengan profil pemustaka.
Sebagai contoh perpustakaan untuk Kampus, tapi ternyata ada satu buku yang dikhususkan untuk anak SD. Tentu tidak relevan kan?
Selain itu sekalian untuk memeriksa kesesuaian antara jumlah judul dan eksemplar yang di pesan dengan yang diterima.
b. Pengelompokan Koleksi
Selain memeriksa satu persatu, bahan pustaka sekaligus dikelompokkan ke dalam bidang-bidang tertentu, bisa dibedakan berdasarkan judul dan cabang ilmu. Tidak perlu mendetail, yang terpenting dapat memudahkan pekerjaan selanjutnya.
c. Pengecapan
Sebagai tanda kepemilikan resmi setiap buku harus dicap, cap tersebut sebagai tanda bahwa buku tersebut merupakan miliki perpustakaan.
Tujuannya agar sewaktu-waktu memudahkan dalam pengidentifikasian dan menghindari kehilangan koleksi bahan pustaka.
Umumnya pengecapan stempel kepemilikian dilakukan minimal sebanyak 3 kali yaitu di bagian halaman judul, di halaman sub judul (tengah) dan di halam terakhir.
Selain cap kepemilikan juga ada cap inventaris yang diletakkan pada setiap halaman judul.
d. Pencatatan
Semua buku yang sudah dicap juga harus di catat atau dimasukkan kedalam database di komputer, sehingga pengelola perpustakaan memiliki arsip tersendiri terkait dengan koleksi bahan pustaka.
Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan komputer. Pencatatan buku ini minimal terdiri dari :
- Nomor urut
- Tanggal pencatatan
- Nomor inventaris
- Asal bahan pustaka
- Pengarang
- Judul
- Keterangan Tambahan
2. Klasifikasi
Kegiatan dalam pengolahan bahan pustaka selanjutnya adalah klasifikasi. Klasifikasi dapat diartikan sebagai pengelompokkan, pembagian, dan pembedaan.
Buku-buku yang masuk ke perpustkaan akan dikelompokkan berdasarkan subyek, isi, judul atau hal lain sesuai dengan sistem klasifikasi yang digunakan.
Sebagai contoh jika menggunakan sistem DDC, setiap bahan pustaka akan diberi nomor unik yang mana nomor tersebut akan dijadikan sebagai nomor panggil. Ketika di search menggunakan nomor tersebut munculah informasi tentang buku tersebut. Nomor ini biasa ditempel pada bagian punggung buku.
3. Input Data
Setelah selesai di klasifikasi, semua buku harus di input data-datanya. Input data ini terdiri dari beberapa hal yaitu :
- Katalogisasi Koleksi
Semua data-data buku di masukkan dalam katalog (daftar buku yang ada di perpustakaan tersebut. - Scan cover / sampul
- Barcoding
Dengan sistem barcode akan memudahkan pengelola perpustakaan dalam pendataan. Ketika akan dipinjam oleh pemustaka, pengelola tingga melakukan scan barcode maka otomatis data buku dan peminjaman akan tampil di layar komputer. - Tes Barcoding
4. Pelabelan dan Penyampulan
Pelabelan berfungsi untuk memberikan label pada punggung buku, label ini berisi kode tertentu yang telah dibuat sebelumnya.
Kode ini sering dikenal sebagai nomor buku/kode buku yang didapat pada proses klasifikasi.
Selain itu pelabelan juga berfungsi untuk memasang berbagai kelengkapan bahan pustaka sebagai identitas buku seperti label buku, dan lembaran tanggal kembali peminjaman.
Selain pelabelan, buku selanjutnya diberi sampul untuk menjaga buku agar tetap dalam kondisi baik, mencegah kerusakan dan agar terlihat rapi dan bersih. Penyampulan dapat digunakan menggunakan plastik bening, gunting dan solasi bening.
5. Shelving (Penyusunan Buku)
Setelah semua sudah siap, langkah terakhir dalam kegiatan pengolahan buku adalah penyusunan buku dalam rak perpustakaan.
Penyusunan bahan pustaka ini didasarkan pada penomoran yang telah dilakukan sebelumnya, yaitu nomor klasifikasi. Sehingga pemustaka dapat dengan mudah menemukan buku yang mereka cari berdasarkan klasifikasi-klasifikasi tersebut.
Pemustaka juga dapat dengan mudah menemukan buku berdasarkan nomor yang terdapat dalam katalog buku.
Kesimpulan :
Pengolahan Bahan Pustaka merupakan kegiatan inti dari perpustakaan. Untuk itu sangat penting membuat sistem pengolahan yang efektif, agar prosesnya dapat dilakukan secara efektif pula. Selain itu juga dapat memberikan pelayanan terbaik bagi para pemustaka.
Butuh Bahan Pustaka Yang Berkualitas?
Penerbit Deepublish adalah penerbit buku yang berfokus dalam buku-buku pendidikan. Sudah ratusan perpustakaan yang bekerjasama dengan kami dalam pengadaan bahan pustaka.
Segera download katalog untuk melihat koleksi buku kami, atau Daftar Pengadaan untuk memulai kerjasama dengan kami. Jangan ragu untuk bertanya kepada kami. Salam Literasi !
