Tujuan dan Cara Pengadaan Sarana dan Prasarana

Cara Pengadaan Sarana dan Prasarana

Dalam beraktivitas baik di rumah, di lingkungan sekolah, maupun di lingkungan perkantoran, tentu Anda sudah mengenal istilah sarana dan prasarana. Tau cara dan tujuan pengadaan sarana dan prasarana?

Istilah tersebut tentu dapat diterapkan untuk berbagai kepentingan dan juga keperluan. Namun banyak yang belum mengetahui apa itu sarana prasarana serta pentingnya pengadaan sarana prasarana.

Pada dasarnya, pengadaan sarana prasarana ini dilakukan oleh suatu pihak untuk merencanakan suatu hal dengan matang dan dalam hal ini, istilah tersebut perlu dirancang dan juga dikoordinasikan serta diorganisasikan dengan baik agar tujuannya tercapai.

Oleh sebab itu, apa sebenarnya pengertian dari pengadaan sarana dan prasarana, tujuan sarana dan prasarana, serta bagaimana metode pengadaan sarana dan prasarana akan dijelaskan secara detail dan juga terperinci pada artikel ini.

Pengadaan Sarana dan Prasarana

Seperti yang sudah disinggung di awal tadi, sarana dan prasarana harus disusun untuk merencanakan suatu hal yang akan dilakukan. Oleh sebab itu, perlu diketahui pengertian dari pengadaan sarana dan prasarana.

Pengadaan memiliki pengertian proses kegiatan untuk memenuhi dan menyediakan kebutuhan baik barang atau jasa yang diatur di bawah perjanjian atau kontrak yang sudah disepakati bersama.

Sementara itu, sarana dan prasarana memiliki pengertian seluruh benda atau keperluan, baik yang bergerak atau pun tidak, yang kemudian digunakan untuk meraih tujuan bersama Biasanya, pembuatan atau pengadaan sarana dan prasarana disesuaikan dengan kebutuhan organisasi, lembaga, atau suatu perusahaan.

Jika ditinjau dari pengertian tersebut, maka pengadaan sarana dan prasarana ini artinya adalah proses kegiatan atau penyediaan benda atau kebutuhan lainnya, baik yang bergerak maupun tidak, dan digunakan untuk meraih tujuan bersama yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi, lembaga, atau pun suatu perusahaan.

Menurut Minarti (2011: 256), pengadaan sarana dan prasarana harus disesuaikan dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu, tempat, dengan harga, maupun sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.

Sementara itu, Barnawi dan Arifin (dalam Nurabadi, 2014: 36) berpendapat bahwa pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan sekolah. 

Dan Gunawan (dalam Ananda dan Banurea, 2017: 39) mengungkapkan bahwa pengadaan sarana dan prasarana adalah segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda, dan jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana, harus dilakukan dengan tepat dan cermat sebagai bentuk realisasi atas perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Selain itu, pengadaan sarana dan prasarana harus digunakan secara tepat, sehingga memerlukan dan mengembangkan dana, komunikasi yang tepat, dan juga peralatan yang memungkinkan perencanaan atau pengadaan tersebut secara lengkap.

Dengan adanya pengadaan sarana dan prasarana, maka diharapkan dapat menjaga tingkat ketersediaan bahan setiap tahun atau setiap periode waktu tertentu dan disesuaikan dengan anggaran yang sudah disepakati. Oleh karena itu, diperlukan kehati-hatian dalam merancang pengadaan sarana dan prasarana.

Selain itu, pengadaan sarana dan prasarana juga harus diadministrasikan dengan tertib dan teratur, sehingga semua pengeluaran uang yang berhubungan dengan pengadaan sarana dan prasarana dapat dipertanggungjawabkan baik ke pimpinan, yayasan, atau juga ke masyarakat.

Tujuan Sarana dan Prasarana

Dilakukannya pengadaan sarana dan prasarana tentu memiliki tujuan tertentu yang tak terlepas dari kebutuhan setiap kelompok, organisasi, perkantoran, dan lain sebagainya. Berikut ini akan dijelaskan mengenai tujuan dari sarana dan prasarana.

Tujuan diadakannya pengadaan sarana dan prasarana dilakukan untuk menyediakan barang sesuai dengan kebutuhan. Sehingga dapat dikatakan bahwa tujuan utama dalam pengadaan sarana dan prasarana adalah untuk memenuhi kebutuhan agar kegiatan dapat berjalan lancar serta tidak terhambat.

Selain agar dapat memenuhi kebutuhan, pengadaan sarana dan prasarana juga dapat ditujukan untuk mengganti barang yang rusak atau barang yang sudah tidak layak digunakan. Pengadaan sarana dan prasarana juga dilakukan untuk menjaga ketersediaan barang yang dibutuhkan serta membantu perencanaan anggaran di periode mendatang.

Pengadaan sarana dan prasarana juga memiliki tujuan lain yaitu sebagai berikut:

  1. membantu melakukan pengadaan secara terencana, seksama, dan berhati-hati sehingga dapat menyiapkan berbagai perlengkapan secara maksimal sesuai dengan kebutuhan,
  2. pengadaan sarana dan prasarana akan dilakukan dengan tujuan memberikan hasil yang efisien dan juga tepat,
  3. melakukan pengadaan sarana dan prasarana juga dapat membantu pemeliharaan sarana dan prasarana agar siap pakai kapan pun.

Metode Pengadaan Sarana dan Prasarana

Untuk melakukan pengadaan sarana dan prasarana, ada beberapa metode atau alternatif yang bisa dilakukan dalam pengadaan sarana dan prasarana tersebut. Di bawah ini akan dijelaskan beberapa metode yang dapat dilakukan dalam hal pengadaan sarana dan prasarana.

1. Pembuatan Sendiri

Metode sarana dan prasarana ini merupakan cara atau metode pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana yang dilakukan dengan membuat bahan atau barang sendiri yang dilakukan oleh seluruh anggota yang ada di dalamnya, baik pegawai, staf, dan lain sebagainya.

Metode pembuatan sendiri ini harus meningkatkan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila dibandingkan dengan berbagai cara pengadaan sarana dan prasarana yang lainnya. Sehingga, metode pembuatan sendiri itu biasanya dilakukan terhadap sarana dan prasarana yang bersifat sederhana dan juga murah.

Biasanya, metode pembuatan sendiri dalam sarana dan prasarana misalnya menggunakan alat-alat peraga yang dibuat para anggota instansi, organisasi, atau perusahaan tersebut.

2. Pembelian

Selain itu, metode pembelian dalam pengadaan sarana dan prasarana merupakan cara untuk memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana baik di lingkup instansi, sekolah, organisasi, atau perusahaan dengan cara membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual untuk mendapatkan berbagai sarana dan prasarana yang dibutuhkan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.

Selain itu, metode pembelian dalam pengadaan sarana dan prasarana juga dilakukan jika anggarannya tersedia. Misalnya seperti pembelian kertas, meja, kursi, kabel, dan lain sebagainya yang mana hal ini hanya bisa dibeli. Sehingga, metode pembelian dalam pengadaan sarana dan prasarana ini lebih dominan dilakukan.

3. Peminjaman

Metode pengadaan sarana dan prasarana selanjutnya adalah peminjaman. Metode peminjaman ini digunakan secara cuma-cuma untuk sementara waktu dari pihak lain yang bermaksud untuk kepentingan suatu instansi, sekolah, atau organisasi dan perusahaan tersebut berdasarkan perjanjian pinjam meminjam.

Selain itu, pengadaan sarana dan prasarana ini juga hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan prasarana yang sifatnya sementara dan juga temporer tetapi tetap harus mempertimbangkan citra baik dari instansi yang bersangkutan.

4. Penyewaan

Pengadaan sarana dan prasarana selanjutnya yaitu adalah penyewaan yang dilakukan dengan cara memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana organisasi dan instansi dengan jalan pemanfaatan sementara barang milik pihak lain untuk kepentingan instansi tersebut dengan cara membayar berdasarkan perjanjian sewa-menyewa.

Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana melalui metode ini harus dilakukan apabila kebutuhan sarana dan prasarana bersifat temporer atau sederhana.

5. Penerimaan Hibah atau Bantuan

Pengadaan sarana dan prasarana juga bisa dilakukan dengan menerima hibah atau bantuan. Metode ini merupakan cara memenuhi sarana dan prasarana secara cuma-cuma dari pihak lain. Biasanya, metode ini bisa dilakukan dengan adanya kesepakatan dengan membuat berita acara.

6. Penukaran

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan pemenuhan kebutuhan yang dilakukan dengan jalan menukarkan sarana dan prasarana yang dimiliki dengan sarana dan prasarana yang dibutuhkan di instansi lain. Metode pengadaan sarana dan prasarana ini dilakukan dengan mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah pihak.

Sarana dan prasarana yang ditukarkan juga harus dipertimbangkan karena barang tersebut harus merupakan sarana dan prasarana yang tepat dan sifatnya sesuai dengan yang dibutuhkan instansi yang satu dengan instansi yang lainnya. Jangan sampai sarana dan prasarana yang ditukarkan tersebut bersifat berlebihan atau dipandang sudah tidak memiliki daya guna lagi.

7. Pendaurulangan

Metode selanjutnya dalam pengadaan sarana dan prasarana adalah metode pendaurulangan. Metode ini dilakukan dengan cara memanfaatkan barang yang sudah tidak terpakai menjadi barang yang berfungsi dan juga berguna untuk kepentingan instansi tersebut. 

Biasanya metode ini dilakukan dengan biaya yang minimal atau bahkan tak mengeluarkan biaya sama sekali karena memanfaatkan sarana dan prasarana yang sudah ada dan didaur ulang dengan lebih baik agar bermanfaat.

8. Perbaikan dan Rekondisi

Terakhir adalah metode pengadaan sarana dan prasarana yaitu perbaikan atau rekondisi. Metode ini dilakukan sebagai cara memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana dengan cara melakukan perbaikan sarana dan prasarana yang sudah mengalami kerusakan. Perbaikan tersebut harus dilakukan sesuai dengan metode yang berlaku.

Artinya, misalnya dilakukan oleh salah satu unit perkantoran, maka administrasinya harus jelas, barang mana yang diperbaiki, kapan dilakukan perbaikan, dan berapa biaya perbaikannya, sehingga keluar masuknya barang jelas. Metode perbaikan atau rekondisi ini juga harus disesuaikan dengan berbagai instrumen yang baik sehingga dapat dimanfaatkan sebaik mungkin.

Prinsip metode perbaikan ini juga harus dilakukan agar berbagai instrumen yang telah diperbaiki dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit yang pada akhirnya satu atau beberapa unit sarana dan prasarana tersebut dapat dioperasikan dan berfungsi dengan sangat baik.

Cara Melakukan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Setelah mengetahui berbagai metode yang bisa dilakukan dalam proses pengadaan sarana dan prasarana, maka dibutuhkan cara melakukan pengadaan sarana dan prasarana yang tepat. Berikut ini adalah cara melakukan pengadaan sarana dan prasarana yang tepat.

1. Proses Perencanaan

Proses atau tahap pertama yang harus dilakukan dalam pengadaan sarana dan prasarana yaitu adalah proses perencanaan yang meliputi analisis kebutuhan dan fungsi, bagaimana penentuan skala prioritas kebutuhan, kemudian menyusun proposal pengadaan sarana dan prasarana, serta membuat draf anggaran dan biaya yang harus dikeluarkan.

Tentu saja biaya yang dikeluarkan harus sesuai dengan ketersediaan anggaran dan dana untuk melakukan proses pengadaan sarana dan prasarana tertentu.

2. Proses Pengadaan

Setelah melakukan perencanaan, hal yang harus dilakukan dalam proses pengadaan sarana dan prasarana selanjutnya adalah proses pengadaan. Proses pengadaan ini meliputi berbagai proses penentuan cara memperoleh sarana dan prasarana.

Proses pengadaan tersebut meliputi berbagai hal misalnya pembuatan sendiri, pembelian, peminjaman, penyewaan, penerimaan hibah atau bantuan, penukaran, pendaurulangan, serta perbaikan dan rekondisi.

Pengadaan sarana dan prasarana ini harus dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan juga menyesuaikan anggaran yang ada, sehingga pengadaannya sesuai dan juga tepat guna serta tidak berlebihan.

Pengadaan Buku Perpustakaan ataupun buku untuk keperluan lainnya, bisa langsung hubungi pengadaan bahan pustaka. Untuk download katalog buku, bisa langsung disini ya: Download Katalog Buku

Bagikan Artikel ini
Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp

Banyak Dibaca