Sistem manajemen dokumen menjadi jalan perusahaan agar kinerja lebih efektif dan efisien. Sistem manajemen dokumen lebih familiar disingkat dengan DMS (Document Management System). Bisa dibilang DMS adalah aplikasi penyimpanan dokumen arsip yang disediakan oleh pihak ketiga.
Terdapat empat pilar utama sistem manajemen dokumen, yang meliputi creation, storage, managing dan protection. Creation kemampuan untuk menciptakan manajemen lebih efektif dan efisien. Pilar kedua dari segi storage atau tempat penyimpanan dokumen yang optimal dengan memperhatikan server fisik atau cloud server.
Sementara yang dimaksud dengan managing adalah pengelolaan dokumen yang meningkatkan kapabilitas manajemen lengkap diberikan fitur keyword-based searching, user access dan masih banyak lagi. Sementara protection fitur keamanan agar arsip yang tersimpan tidak mengalami kerusakan dan hilang.
Sistem manajemen dokumen memang menawarkan banyak manfaat. Sehingga banyak perusahaan besar yang menggunakan aplikasi Document Management System ini. Berikut adalah beberapa manfaat yang ditawarkan.
1. Temu Kembali Dokumen Lebih Cepat
Jika penyimpanan arsip fisik secara konvensional ketika dilakukan temu kembali dokumen memakan waktu lama. Sementara dengan manajemen dokumen DMS ini kita bisa menemukan dokumen kembali dengan mudah, cepat dan efektif.
Akses cepat inilah yang sebenarnya menawarkan efektivitas waktu. Sehingga petugas arsiparis bisa bekerja maksimal. Misalnya waktu yang tersisa bisa dimanfaatkan untuk mengerjakan pekerjaan lain yang lebih penting dan lebih urgent.
2. Dapat Digunakan Untuk Menyimpan Apa Saja
Salah satu manfaat dari aplikasi ini adalah dapat digunakan untuk menyimpan dokumen apa saja. Dimana DMS tidak sekedar untuk menyimpan dokumen, tetapi juga dapat digunakan untuk sharing dokumen kepada karyawan di kantor. Sehingga bisa memudahkan kinerja karyawan di sebuah perusahaan.
Cocok juga digunakan untuk mengkoordinasi dengan karyawan yang berstatus remote atau freelance yang bekerja jarak jauh. sehingga pekerja remote/freelance bisa mengerjakan tugas sesuai dengan arahan virtual dari pihak perusahaan.
Untuk jenis dokumen yang dapat disimpan di aplikasi ini juga bisa beragam bentuk. Tidak melulu dalam bentuk dokumen, tetapi dalam bentuk lain. Karena memang aplikasi ini sengaja di konsep agar bisa dinikmati oleh semua kalangan, tanpa ada batasan.
3. Kontrol Lebih Mudah Dan Kekinian
Prinsip dari penyimpanan dokumen adalah otentifikasi. Ketika manajemennya tidak tepat, maka akan sulit dilakukan otentikasi. Sebaliknya, jika sistem manajemen dokumen baik, maka akan mudah dilakukan pelacakan dokumen dan otentifikasi. Sementara untuk membuat manajemen bukanlah sesuatu yang mudah. Butuh keterampilan khusus dan perlu didikasi waktu yang lama.
Paling tidak dengan menggunakan aplikasi DMS ini kita tidak perlu membuat aplikasi sendiri. Karena sudah banyak aplikasi yang menawarkan kemudahan dan kepraktisan. Sehingga kita tinggal menikmati fitur dan layanan yang sudah teruji. Sehingga semua dokumen yang tersimpan di dalam mudah untuk diakses dan mudah untuk dikontrol.
Karena salah satu manfaat dari aplikasi DMS ini memiliki audit trail history, sehingga bisa melacak siapa saja yang masuk dan ada perubahan dokumen apa saja yang terjadi. Fitur kontrol inilah yang dapat dijadikan keunggulan. Karena pihak arsiparis bisa melakukan pemantauan dari jarak jauh.
4. Menyatukan Integrasi dan Kolaborasi
Ada banyak keuntungan dari transformasi alih media digital, salah satunya menyatukan integrasi dan kolaborasi. Memungkinkan perusahaan bisa berkolaborasi dengan pihak lain. Ketika bekerjasama dengan pihak lain, kita juga tetap bisa sharing dokumen. Karena semuanya sudah dipersiapkan dan sudah di alih media arsip secara digital.
Seperti yang kita tahu, bahwasanya kolaborasi cara untuk memperluas jangkauan dan membuka peluang baru. Nah, aplikasi DMS ini memberikan banyak kemudahan untuk melakukan aktivitas yang bersifat virtual seperti ini.
Baca Juga:
- Cara Mengelola Arsip Berumur Puluhan Tahun
- Keuntungan Menggunakan Penyimpanan Arsip Berbasis Cloud
- Aplikasi Arsip Digital untuk Instansi Pemerintah
5. Pengelolaan Arus Data
Salah satu kunci dari manajemen dokumen adalah pengelolaan arus data. Bahwasanya arsip disimpan bertujuan sebagai alat bukti dan pelindung. Karena sifatnya sebagai bukti, tentu arsip akan dikeluarkan Ketika dibutuhkan, sewaktu-waktu. Sementara jika semua arsip masih berbentuk fisik, akan sulit dilakukan distribusi. Sehingga aplikasi DMS ini menawarkan penyimpanan arsip secara digital.
Ketika arsip sudah berbentuk digital, maka akan memudahkan dalam pengelolaan arus data. Sehingga membantu banyak pekerja atau karyawan yang membutuhkan data mudah mengakses lebih efisiensi waktu. Sehingga perusahaan pun terbantu Ketika hendak membuat keputusan atau menyelesaikan tugas mereka terkait dengan dokumen arsip yang tersimpan di DMS.
6. Penjadwalan
Salah satu manfaat sistem manajemen dokumen dapat dimanfaatkan untuk membuat penjadwalan. Kita tahu bahwa bekerja di dunia kerja yang super padat membuat banyak agenda dan rencana lupa. Sehingga dibutuhkan fitur yang bisa mengingatkan. Aplikasi manajemen dokumen ini memudahkan karyawan untuk menjadwalkan agenda yang sudah dibuat.
Sehingga selama bekerja bisa fokus dengan target. Sehingga apa yang harus disiapkan dan yang harus dikerjakan tidak tercecer dan terlupakan.
Kesimpulan
Itulah artikel dari pengadaan.penerbitdeepublish tentang beberapa manfaat sistem manajemen dokumen yang ditawarkan oleh aplikasi Document management system. Semoga sedikit pembahasan ini memberikan gambaran. Bahwasanya untuk memanajemen dokumen tidak perlu lagi dilakukan secara manual, tetapi sudah dapat dilakukan secara sistem dan digital. (Iruekkawa Elisa)
