Manfaat implementasi aplikasi pengelola arsip digital dalam kehidupan sehari-hari semakin menguntungkan. Maka tidak heran jika hampir pelaku usaha,instansi pemerintah maupun swasta mulai menerapkannya dalam kehidupan sehari-hari mereka.
Teknologi berkembang sangat pesat. Semua aspek berbondong-bondong mengikuti era digital. Termasuk di dunia pengarsipan. Ketika pengarsipan konvensional menawarkan dampak kerusakan arsip dalam waktu lama, maka pengelolaan arsip digital menjadi solusi terbaik. Pengarsipan digital dianggap lebih hemat dibandingkan konsep konvensional. Serta penggunaan dan pencarian arsip digital juga lebih cepat dibandingkan cara lama. Berikut adalah beberapa manfaat implementasi aplikasi pengelolaan arsip digital
Praktis
Manfaat implementasi aplikasi pengelolaan arsip menawarkan kepraktisan. Untuk bisa mengakses arsip, kita cukup duduk di depan laptop saja. Kemudian mengetikan kata kunci yang dicari, maka data yang dicari akan muncul, dalam hitungan detik.
Berkat teknologi digital dan teknologi semuanya bekerja dengan serba cepat, praktis dan tidak atribut action yang melelahkan. Karena semuanya bisa dikerjakan dengan pengawasan.
Akan berbeda jika pengarsipan masih menggunakan cara konvensional. Dimana arsip disimpan di sebuah ruang khusus. Sehingga petugas arsiparis butuh waktu berjalan kaki menuju ke tempat penyimpanan khusus tersebut. Tidak sampai disitu, masih dibutuhkan waktu tambahan untuk mencari dokumen yang dicari. Dari segi kepraktisan, tentu cara konvensional tidak sepraktis secara digital.
Sementara dalam dunia kerja, ketepatan waktu sangatlah penting. Sehingga banyak perusahaan yang lebih memiliki kepraktisan lewat bantuan teknologi. Kelebihan pengarsipan secara digital tidak sekedar praktis secara waktu, tetapi teknologi menawarkan akses secara real-time. Dimana dalam dunia kerja era sekarang dituntut kerja cepat.
Mudah Disesuaikan
Salah satu manfaat implementasi aplikasi pengelolaan arsip digital adalah mudah disesuaikan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Karena sifatnya mudah disesuaikan inilah yang menjadi daya tarik kenapa arsip digital semakin banyak dilirik. Sehingga perusahaan atau pelaku usaha yang awalnya menggunakan cara lama ingin juga menggunakan secara digital.
Fleksibilitas arsip digital menjadikan alasan untuk mengatur dan memajukan sistem pengarsipan menjadi lebih aktual. Dari segi pengerjaannya pun juga lebih cepat, mudah dan efisiensi waktu. Sehingga para karyawan bisa memaksimalkan waktu mereka untuk mengerjakan pekerjaan.
Bebas Ancaman Kerusakan Fisik
Arsip digital menawarkan keamanan. Jika dibandingkan penyimpanan secara konvensional, rata-rata arsip yang disimpan terlalu lama dan lupa tidak dikontrol akan mengalami kerusakan. Misalnya kerusakan di makan rayap, jadi sarang semut dan tidak jarang dimakan oleh tikus.
Belum lagi waktu yang didedikasikan oleh arsiparis. Dimana petugas harus konsisten dan rajin membersihkan setiap ruang penyimpanan, untuk menghindari kerusakan akibat hama.
Sementara penyimpanan arsip secara digital tidak akan menimbulkan kerusakan fisik akibat diserang hama. Dari segi waktu, juga lebih efisien. Setidaknya estimasi waktu petugas arsiparis membersihkan setiap hari bisa digunakan untuk mengerjakan pekerjaan lain. Karena ketika arsip disimpan secara digital, petugas tidak perlu lagi kontrol rutin.
Ketika menyimpan dokumen arsip secara digital kita tidak lagi berhadapan pada hama seperti tikus, rayap, sarang semut atau kecoa. Sehingga dampak kerusakan secara fisik tidak akan lagi kita temukan. Karena semua sudah disimpan secara digital.
Baca Juga:
- 5 Faktor untuk Melakukan Restorasi Arsip, Apa Saja?
- Cara Penyimpanan Arsip Vital Perusahaan
- 6 Cara Restorasi Arsip yang Benar, Begini Caranya!
Jaminan Keamanan Arsip
Arsip yang didigitalkan tidak akan hilang oleh waktu. Selama apapun waktu penyimpanan, dokumen akan tetap utuh. Tidak hanya itu, pemantau arsip digital jauh lebih efektif dan lebih mudah. Bahkan bisa di kontrol sewaktu-waktu. Dapat pula diakses secara realtime. Ketika arsip hendak digunakan, juga lebih mudah didistribusikan ke tim yang membutuhkan.
Bukan berarti digital aman 100% dari ancaman kehilangan data. Di dunia digital juga ada potensi kecurangan pencurian data ataupun kehilangan data akibat virus. Namun kamu tidak perlu khawatir dan cemas. Karena digitalisasi juga semakin canggih. Ada banyak aplikasi dan fitur yang menawarkan jaminan keamanan arsip. Sehingga tidak perlu takut dan khawatir data hilang dan tidak aman.
Sekarang banyak terobosan dan banyak kemajuan teknologi yang menawarkan keamanan data dan penyimpanan data. Apalagi sekarang ada teknologi AI yang semakin menjadikan dunia digital lebih canggih dan memudahkan kerja.
Efisiensi biaya
Sudah menjadi rahasia umum jika manfaat implementasi aplikasi pengelolaan arsip digital lebih hemat. Tidak tanggung-tanggung, kita bisa hemat banyak hal. Tidak hanya hemat secara finansial, tetapi dari property dan bangunan. Sebagai perbandingan. Ketika arsip disimpan secara konvensional, sebuah perusahaan harus menyiapkan gedung dan properti seperti lemari penyimpanan dan lain-lain.
Karena memang pengarsipan membutuhkan ruang yang lebih besar. Apalagi jika arsip yang masuk cukup banyak. Maka masalah gedung dan ruang pengarsipan juga harus dipersiapkan lebih besar. Sebaliknya, ketika menggunakan digital, kita tidak perlu menyiapkan bangunan dan properti. Cukup bermodal laptop/computer dan memori, maka kita bisa menyimpan puluhan bahkan ratusan dokumen dalam chip super kecil.
Jadi, menyimpan arsip secara digital akan menghemat biaya sewa gedung, biaya pembelian properti dan biaya peralatan bangunan seperti listrik dan lain-lainnya. Karena keuntungan yang ditawarkan inilah yang menjadi alasan kenapa sekarang banyak perusahaan dan pelaku bisnis memanfaatkan digitalisasi untuk menyimpan arsip mereka.
Kesimpulan
Dari beberapa manfaat implementasi aplikasi pengelolaan arsip digital di atas setidaknya memberikan wawasan baru. Karena banyak keuntungan yang dirasakan, maka banyak perusahaan yang awalnya masih bertahan menggunakan pengarsipan gaya lama, ikut berbenah mengikuti pengarsipan digital. Semoga sedikit ulasan ini cukup memberikan wawasan dan pandangan baru. (Iruekkawa Elisa)
