Digitalisasi arsip tidak hanya digunakan untuk perusahaan dan instansi pemerintah saja. Tetapi perusahaan migas pun bisa memanfaatkan digitalisasi arips ini. Perusahaan migas salah satu perusahaan yang cukup bergengsi. Dimana interaksi di dalamnya tidak terbatas pada interaksi lokal.
Tetapi juga erat dengan hubungan antar internasional, terkait dunia minyak dan gas. Karena dilihat dari sektor pemasaran migas lebih ke internasional. Sehingga memungkinkan banyak dokumen arsip penting yang masuk dan keluar sehingga harus diperhatikan arus keluar masuknya.
Maka tidak heran jika perusahaan migas banyak arsip fisik yang bertransformasi ke digitalisasi arsip. Adapun manfaat digitalisasi arsip bagi perusahaan migas, diantaranya sebagai berikut.
Mudah Diakses dan Fleksibel
Manfaat digitalisasi arsip bagi migas karena mudah diakses. Beberapa divisi di perusahaan migas tidak melulu di dalam kantor. Sering juga turun lapangan untuk melakukan kontrol atau pengecekan. Sehingga ketika di lapangan, karyawan tetap bisa mengakses segala arsip yang disimpan perusahaan.
Secara tidak langsung, cara ini juga dianggap fleksibel. Karena menawarkan keleluasaan. Dimana karyawan migas bisa mengakses diluar jam kerja. Untuk masalah device, pekerja yang sedang di lapangan juga tetap bisa membuka hanya bermodalkan gadget. Tentu ini menawarkan kemudahan dan fleksibilitas yang bisa memaksimalkan kinerja karyawan.
Digitalisasi Sistem Lain di Perusahaan
Alih media arsip menjadi digital akan mempengaruhi digitalisasi sistem lainnya yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan kata lain, ketika arsip A di alih media, maka arsip lain yang memiliki hubungan dan keterkaitan dengan arsip A jugaa akan ikut di alih media digital.
Sehingga informasi dan data yang terkumpul menjadi satu kesatuan lengkap yang melengkapi semua proses kerja bagi seluruh karyawan yang membutuhkan data tersebut.
Oleh karena itu, manfaat digitalisasi arsip dapat dijadikan sebagai stimulus bagi perusahaan migas untuk terintegrasi satu dengan yang lain. Sehingga database yang tersimpan menjadi lebih lengkap dan menyeluruh. Ketika arsip yang tertampung lengkap, maka akan memberi tingkat manfaat untuk banyak aspek dan lini stakeholder perusahaan migas yang terlibat di sana.
Baca Juga:
- Cara Mengelola Arsip Berumur Puluhan Tahun
- 4 Manfaat Sistem Manajemen Dokumen Bagi Arsiparis
- Cara Pengelolaan Arsip Vital Kenotariatan
Menawarkan Kemudahan Berbagi Informasi
Manfaat digitalisasi arsip bagi migas yang selanjutnya adalah, kemudahan berbagi informasi secara digital, secara realtime dan cepat. Ini sangat membantu bagi karyawan migas yang bertemu dengan klien, ketika klien membutuhkan informasi yang sudah dibuat sebelumnya oleh karyawan, maka ketika klien meminta dalam bentuk file, bisa langsung dibagikan.
Kemudahan dalam berbagi informasi akan berpengaruh pada tingkat kepuasan klien terhadap perusahaan.
Dalam kasus lain, yang lebih sering ditemukan. Ketika karyawan dari divisi lapangan dengan divisi administrasi membutuhkan data mentah seputar migas. Maka salah satu pihak bisa berbagi informasi tersebut tanpa memakan waktu lama.
Responsif
Karena semuanya sudah terintegrasi satu dengan yang lain, maka ketika transfer informasi antar karyawan bisa lebih responsif dan real time. Sehingga mempermudah dan mempercepat proses kerja lebih efisien waktu. Karena antara karyawan satu dengan yang lain bisa berkomunikasi dengan lancar dan saling merespon secara berirama.
Sehingga ketika sebuah perusahaan migas menghadapi sebuah kendala, maka kita bisa segera merespons dengan cepat. Kemudian dianalisis dan bisa segera mengambil keputusan. Hal ini akan beda cerita jika semua masih dilakukan dengan cara konvensional, sudah pasti akan memakan waktu lebih lama dan lebih banyak drama.
Menghemat Biaya Operasional Pengarsipan
Mengintip pengarsipan fisik yang masih dilakukan dengan cara konvensional. Dimana penyimpanan arsip masih membutuhkan bangunan atau gedung untuk menyimpan arsip. Belum lagi dengan pengadaan seperti lemari penyimpanan. Dari segi waktu perawatan, penyimpanan dan klasifikasi arsip pun pasti memakan waktu lebih lama.
Sebaliknya, ketika penyimpanan arsip dilakukan sudah dilakukan serba digital, maka akan banyak sekali hal yang dihemat. Bisa menghemat dari segi biaya operasional dan menghemat waktu. Ada banyak hal yang dihemat yang membantu perusahaan migas mengalokasikan biaya tersebut untuk kepentingan atau keperluan lainnya.
Lebih Aman dalam Situasi Darurat
Bekerja di dunia migas tidak hanya berhadapan pada arsip yang sifatnya kepentingan nasional. Tetapi juga global/internasional. Coba kita bayangkan, seandainya arsip disimpan secara fisik, dan disimpan dalam waktu yang lama, maka akan memakan banyak waktu untuk mengambil arsip yang ingin digunakan.
Belum lagi potensi bencana, atau keterbatasan ruang penyimpanan arsip yang kurang memadai. Alih-alih menyimpan, justru bisa merusak arsip.
Oleh karena itu, diperlukan alih media ke dalam digital agar penyimpanan lebih rapi dan lebih ringkas. Pemanggilan arsip digital juga jauh lebih cepat dan mudah. Penyimpanan arsip digital juga memungkinan penyelamatan arsip dari bencana seperti bencana gempa bumi, banjir atau kebakaran. Jika hal itu terjadi, data masih tetap aman karena tersimpan secara digital.
Kesimpulan
Dari beberapa manfaat digital arsip bagi perusahaan migas di atas sebenarnya hanya beberapa dari sekian banyak manfaat lain yang belum disebutkan. Semoga sedikit ulasan seputar manfaat digitalisasi arsip bagi perusahaan migas ini cukup menjawab pertanyaan. (Iruekkawa Elisa)
