Bagi setiap organisasi, pengelolaan informasi yang efektif merupakan hal yang penting. Salah satu aspek penting dari pengelolaan informasi adalah manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan dibutuhkan dalam operasi bisnis sehari-hari. Hal ini dapat membuat bisnis Anda menjadi lebih teratur.
Manajemen kearsipan yang baik tidak hanya menjamin ketersediaan dan keamanan informasi, namun juga meningkatkan efisiensi operasional dan pembuatan keputusan. Artikel ini akan membahas proses dan praktik manajemen kearsipan.
Daftar Isi
Pengertian Manajemen Kearsipan
Apakah yang dimaksud dengan manajemen kearsipan? Manajemen kearsipan adalah proses yang dilakukan untuk melacak dan menyimpan catatan proyek dengan benar. Manajemen kearsipan juga dapat diartikan sebagai sistem yang melacak, merencanakan, dan mengatur catatan proyek sehingga dapat diakses dan digunakan di masa depan.
Manajemen kearsipan adalah rangkaian aktivitas yang dilakukan untuk mengelola semua unsur yang dipakai dalam proses pengurusan arsip. Manajemen arsip yang baik bisa membantu pekerjaan administrasi yang bisa mendukung pencapaian tujuan organisasi atau instansi.
Selain itu, manajemen kearsipan yang efektif dan efisien juga memberikan kemudahan dalam menelusuri dan mencari data dan informasi.
Manajemen kearsipan melibatkan penerapan sistem dan prosedur yang jelas untuk mengelola arsip. Hal ini termasuk mengelompokkan arsip menurut kategori, memberikan label, dan menyimpan arsip.
Selain memastikan agar arsip bisa diakses dengan mudah, manajemen kearsipan juga berfungsi untuk melindungi arsip dari akses yang tidak sah, kehilangan, dan kerusakan.
Proses Manajemen Arsip
Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam proses manajemen arsip, antara lain:
1. Mengidentifikasi dan Mengklasifikasikan Dokumen
Anda perlu mengidentifikasi dan mengklasifikasikan dokumen. Hal ini merupakan bagian yang krusial dari proses manajemen arsip. Dokumen dikategorikan menurut isi, jenis, dan kepentingannya.
Klasifikasi yang baik memungkinkan pencarian arsip yang tepat dan cepat. Tanpa adanya sistem klasifikasi, menemukan dokumen tertentu di antara tumpukan arsip dapat menjadi tugas yang memakan waktu.
Proses identifikasi dan klasifikasi dapat membantu mengorganisasikan arsip secara sistematis. Dengan mengklasifikasikan arsip, Anda dapat menentukan nilai guna dari setiap dokumen. Hal ini penting untuk menentukan arsip mana yang perlu disimpan dan arsip mana yang perlu dimusnahkan.
Beberapa jenis dokumen mempunyai persyaratan hukum mengenai penyimpanan dan pemusnahan. Klasifikasi yang tepat memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku. Klasifikasi juga dapat membantu menentukan tingkat kerahasiaan dari sebuah dokumen.
2. Mengatur dan Menyimpan Dokumen
Temukan lokasi yang tepat untuk mengatur dan menyimpan dokumen supaya mudah diakses dan digunakan kembali. Anda bisa menerapkan sistem pengarsipan fisik, database digital, atau kombinasi keduanya.
Langkah ini dilakukan untuk memastikan bahwa arsip bisa ditemukan dengan cepat dan mudah sewaktu diperlukan. Sehingga, terlindungi dari kerusakan dan kehilangan.
Penyimpanan yang tepat bisa melindungi arsip dari kerusakan fisik, seperti kelembapan, suhu ekstrem, hama, dan akses yang tidak sah. Sistem penyimpanan yang terorganisir dapat menghemat waktu dan tenaga dalam pencarian dan pengambilan arsip.
Pilihlah lokasi penyimpanan yang sesuai dengan volume dan jenis arsip. Pilihlah media penyimpanan yang sesuai dengan jenis arsip, seperti kotak arsip, lemari arsip, rak arsip, atau penyimpanan digital. Kelompokkan arsip menurut kategori atau subjek yang relevan. Tata arsip secara sistematis, seperti menurut nomor kode, kronologis, dan urutan abjad.
Beri label yang jelas dan informatif pada setiap dokumen. Buat indeks atau daftar arsip yang mencatat informasi penting tentang setiap dokumen. Untuk dokumen digital, gunakan EDMS atau sistem penyimpanan cloud untuk mengelola dan menyimpan arsip secara efisien.
3. Melindungi Arsip
Arsip perlu disimpan dengan aman sehingga dapat digunakan ketika dibutuhkan. Pastikan arsip Anda terhindar dari kerusakan dan kehilangan sehingga arsip tetap utuh dan bisa digunakan untuk jangka panjang.
Perlindungan arsip dapat mengurangi risiko kerusakan fisik akibat faktor lingkungan, bencana alam, atau tindakan manusia, serta kehilangan akibat pencurian atau penghapusan.
Dengan menerapkan strategi perlindungan arsip yang komprehensif, organisasi dapat memastikan bahwa arsip mereka tetap aman dan bisa mendukung aktivitas organisasi.
Baca Juga:
- Arsip Pribadi Adalah: Pengertian, Contoh, dan Cara Merawat
- 5 Contoh Arsip Inaktif yang Perlu Dikelola dengan Baik
4. Memastikan Arsip Dapat Diakses Saat Dibutuhkan
Langkah lainnya yang perlu Anda lakukan adalah memberikan akses kepada mereka yang membutuhkan arsip tersebut. Pastikan arsip bisa diakses dan digunakan ketika dibutuhkan. Seringkali, arsip berisi informasi penting yang diperlukan dalam pembuatan keputusan yang tepat.
Arsip dapat diakses dengan cepat dan mudah sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga serta meningkatkan efisiensi operasional. Hal ini juga dapat mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam aktivitas organisasi.
5. Membuang Dokumen yang Sudah Usang
Jika Anda ingin menghindari penumpukan dokumen, Anda bisa membuang dokumen yang sudah usang menurut hukum dan peraturan yang berlaku. Anda dapat merobek dokumen, menghapus dokumen elektronik, atau metode lainnya.
Praktik Manajemen Arsip
Dokumen yang sangat penting untuk bisnis harus disimpan dengan baik. Berikut ini adalah praktik terbaik untuk manajemen arsip.
1. Menentukan Tujuan Bisnis
Bagian penting dari praktik manajemen arsip yang efektif adalah menentukan tujuan bisnis. Manajemen arsip yang baik harus sesuai dengan tujuan bisnis untuk memberikan nilai tambah dan mendukung pencapaian tujuan tersebut.
Tujuan bisnis membantu Anda untuk menentukan arsip mana yang paling penting dan relevan. Hal ini memungkinkan organisasi untuk memprioritaskan pengelolaan arsip yang paling berpengaruh terhadap pencapaian tujuan bisnis.
Dengan memahami tujuan bisnis, organisasi bisa merancang sistem manajemen arsip yang efisien dan efektif dan memastikan bahwa informasi tersedia ketika diperlukan. Arsip yang dikelola dengan baik bisa memberikan informasi yang berharga untuk mendukung pembuatan keputusan yang strategis.
2. Melakukan Identifikasi dan Dokumentasi Arsip
Langkah ini dilakukan untuk memastikan agar arsip bisa diakses dan dikelola dengan baik. Identifikasi dan dokumentasi yang tepat memungkinkan arsip diorganisasikan secara sistematis, sehingga mudah ditemukan.
Tentukan arsip mana saja yang perlu disimpan. Pilihlah dokumen apa saja yang perlu dimasukkan ke dalam arsip. Dokumentasi yang lengkap dapat memudahkan Anda untuk menemukan arsip yang Anda butuhkan dengan cepat.
3. Menentukan Jadwal untuk Menyimpan Arsip
Pembuatan jadwal untuk menyimpan arsip dapat membantu Anda menghindari risiko dan biaya kehilangan. Jadwal ini memutuskan berapa lama sebuah arsip perlu disimpan.
Jadwal ini dikenal sebagai Jadwal Retensi Arsip (JRA). JRA memastikan bahwa arsip disimpan selama jangka waktu yang tepat, sesuai dengan nilai guna dan persyaratan hukum.
JRA membantu menghindari penumpukan arsip yang tidak perlu serta menghemat ruang penyimpanan dan biaya pengelolaan. JRA membantu memprioritaskan penyimpanan arsip yang penting dan relevan, sehingga memudahkan akses ke informasi yang diperlukan.
JRA juga mengurangi risiko kehilangan informasi yang penting atau penyimpanan informasi yang tidak relevan. Jadi, dengan menerapkan JRA yang efektif, organisasi bisa mengelola arsip secara efisien, menaati peraturan yang berlaku, dan memastikan aksesibilitas informasi yang diperlukan.
4. Meninjau dan Memperbarui Kebijakan untuk Mengelola Arsip
Tidaklah cukup membuat kebijakan untuk mengelola arsip. Perusahaan juga harus meninjau dan memperbarui kebijakan untuk mengelola arsip. Pastikan arsip disimpan dengan akurat dan mudah ditemukan. Semua arsip perlu disimpan di bawah kebijakan pemeliharaan arsip yang sudah ditetapkan.
5. Membentuk dan Mengembangkan Tim Manajemen Arsip
Selain itu, perusahaan perlu membentuk dan mengembangkan tim manajemen arsip. Tim tersebut harus bertanggung jawab dalam melacak dan menyimpan seluruh arsip. Mereka juga perlu memastikan bahwa arsip disimpan dengan aman. Tim juga memiliki tugas untuk mengosongkan ruang dengan membuang arsip yang lama.
6. Membuat Alur Kerja Manajemen Arsip
Perusahaan atau organisasi juga perlu membuat alur kerja manajemen arsip. Hal ini dilakukan untuk memelihara dan merawat arsip dengan benar. Manajemen arsip dapat berjalan dengan lancar jika dilakukan dengan prosedur yang teratur.
7. Memilih Lokasi yang Aman untuk Menyimpan Arsip
Menentukan tempat untuk menyimpan arsip merupakan hal yang penting. Pilihlah lokasi yang aman untuk manajemen arsip, seperti brankas. Lokasi yang tepat dapat mencegah akses yang tidak diinginkan.
Arsip akan terlindungi dari berbagai ancaman, termasuk kelembapan, suhu ekstrem, cahaya, hama, bencana alam, kebakaran, pencurian, dan akses yang tidak sah.
Lokasi yang aman memastikan arsip bisa disimpan dalam jangka panjang, terutama arsip yang mempunyai nilai sejarah. Pastikan Anda menggunakan lokasi penyimpanan dengan suhu dan kelembapan yang stabil. Lindungi arsip dari paparan sinar matahari langsung atau cahaya buatan yang berlebihan.
Pastikan lokasi penyimpanan mempunyai ventilasi yang baik dan bebas dari polusi udara. Pilihlah lokasi yang bebas dari hama, seperti jamur, tikus, dan serangga. Batasi akses ke ruang penyimpanan arsip hanya untuk petugas yang berwenang. Pakailah sistem keamanan, seperti CCTV, kartu akses, dan kunci.
8. Melacak dan Memantau Arsip
Pemantauan dilakukan untuk menjamin bahwa tidak ada dokumen yang hilang. Pemantauan juga dilakukan untuk memastikan bahwa arsip bisa ditemukan dengan cepat dan tetap terjaga dengan baik. Pemantauan juga membantu organisasi untuk mengetahui siapa saja yang mengakses dan menggunakan arsip sehingga meningkatkan transparansi dan akuntabilitas.
Selain mencegah kehilangan, pelacakan dan pemantauan juga membantu mencegah pencurian dan kerusakan arsip. Dengan melacak dan memantau arsip, organisasi dapat mengoptimalkan pemakaian sumber daya dan ruang penyimpanan.
Itulah proses dan praktik manajemen kearsipan. Dengan memahami proses dan menerapkan praktik manajemen arsip yang baik, organisasi bisa memastikan bahwa informasi mereka bisa terlindungi, mudah diakses, dan dikelola dengan baik.
Kamu juga bisa melakukan Pengadaan Buku di Deepublish untuk menambah bahan bacaan di instansi Anda!
Sumber:
LP2M. https://lp2m.uma.ac.id/2023/01/28/manajemen-arsip-definisi-proses-praktik-terbaik/ diakses pada 12 Maret 2025
Meirinawati & Prabawati, Indah. (2015). Manajemen Kearsipan untuk Mewujudkan Tata Kelola Administrasi Perkantoran yang Efektif dan Efisien.
