Bagi suatu organisasi atau lembaga seperti perusahaan, arsip merupakan hal yang penting. Sehingga, perlu disimpan dengan aman. Perusahaan bisa menyimpan arsipnya di lemari arsip.
Penggunaan lemari arsip dapat membuat berkas tersusun dengan rapi dan lebih mudah dikelola. Dalam artikel ini, akan dibahas pengertian, fungsi, manfaat, kelebihan, dan kekurangan dari penggunaan lemari arsip.
Daftar Isi
Pengertian Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari khusus untuk menyimpan berbagai jenis dokumen, berkas, atau arsip lainnya dengan aman. Lemari ini memiliki beragam bentuk, ukuran, dan material. Biasanya, lemari ini memiliki berbagai fitur yang memudahkan proses penyimpanan dan pengambilan arsip.
Lemari arsip biasanya memiliki laci dalam jumlah yang banyak. Lemari ini biasanya dibuat dari logam atau besi. Ada beberapa jenis lemari arsip. Ada lemari arsip yang memiliki satu pintu. Ada juga lemari arsip yang mempunyai dua pintu, atau bahkan tiga pintu. Anda bisa memilihnya sesuai dengan kebutuhan.
Fungsi Lemari Arsip
Lemari arsip berfungsi untuk menyimpan arsip yang penting. Arsip tersebut berupa dokumen, sertifikat, dan file yang akan dibutuhkan suatu saat nanti. Dengan menggunakan lemari arsip, dokumen bisa terlindungi dari debu dan percikan air. Berikut ini beberapa fungsi lemari arsip yang perlu anda ketahui:
1. Untuk Menyimpan Berbagai Jenis Dokumen
Lemari arsip berguna untuk menyimpan berbagai macam dokumen. Contohnya, sertifikat, laporan, dan surat. Penggunaan lemari arsip bisa membuat dokumen tetap aman, tidak mudah rusak, dan tidak hilang.
2. Untuk Mengelompokkan Dokumen
Biasanya, lemari arsip terdiri atas beberapa kotak. Anda bisa menggunakannya untuk menyusun arsip sesuai dengan urutannya. Anda bisa memberi tanda urutan angka di luar kotak lemari. Sehingga, Anda tidak akan kesulitan sewaktu mencari dokumen yang dibutuhkan.
3. Melindungi Dokumen Agar Tidak Rusak
Supaya arsip tidak rusak, perusahaan bisa menggunakan lemari arsip. Dengan adanya lemari arsip, dokumen-dokumen penting perusahaan bisa terhindar dari kerusakan, seperti kebakaran, kelembapan, gangguan serangga, dan sebagainya.
4. Sebagai Interior Ruangan
Selain melindungi dokumen, lemari arsip juga bisa berfungsi sebagai interior ruangan. Ruang kantor akan terasa tidak lengkap jika tidak memiliki lemari arsip.
Baca Juga:
- Retensi Arsip Adalah: Contoh, Tujuan dan Jadwal
- Arsip Vital Adalah: Contoh, Jenis, Manfaat dan Cara Menyimpan
Manfaat Lemari Arsip
Dalam dunia perkantoran, sangat diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan rapi. Setiap kantor umumnya memiliki arsip yang perlu disimpan. Lemari arsip dapat mendukung penyusunan arsip di perusahaan. Berikut ini adalah beberapa manfaat dari menggunakan lemari arsip.
1. Dokumen Tertata dengan Rapi
Dokumen Anda bisa tertata dengan rapi dengan menggunakan lemari arsip. Anda bisa menyusunnya berdasarkan tanggal atau jenis aktivitasnya. Ada juga bisa mengurutkannya menurut tanggal, bulan, dan tahun.
2. Arsip Dapat Bertahan Lama
Dengan menyimpan arsip di lemari arsip, arsip bisa bertahan lama. Dokumen pada arsip Anda tidak akan mudah rusak atau hilang. Dokumen Anda juga tidak akan basah, kotor, atau rusak.
3. Arsip Lebih Mudah Dicari
Anda akan lebih gampang mencarinya apabila arsip Anda tersusun rapi di lemari arsip. Arsip biasanya disusun berdasarkan urutan tahun, bulan, tanggal, dan jenis aktivitasnya. Hal ini akan membuat arsip lebih mudah dan cepat dicari sewaktu dibutuhkan.
Itulah beberapa manfaat menggunakan lemari arsip. Jadi, Anda tidak perlu khawatir dokumen Anda akan hilang ataupun rusak. Jika disimpan di lemari arsip, dokumen Anda akan terjamin keamanannya.
Kelebihan dan Kekurangan Lemari Arsip
Lemari arsip memang sangat membantu ketika Anda mengelola arsip. Penggunaan lemari arsip memiliki kelebihan dan kekurangan. Berikut ini adalah kelebihan dari penggunaan lemari arsip.
- Lemari arsip bisa membuat dokumen menjadi lebih rapi.
- Lemari arsip dapat menyimpan dokumen dengan aman. Setiap kotak pada lemari arsip biasanya memiliki kunci. Sehingga, tingkat keamanannya cukup tinggi.
- Lemari arsip dapat menjaga dokumen agar tidak rusak. Lemari arsip dari besi atau logam tahan terhadap air, api, udara, dan serangga. Sebaiknya ganti dengan lemari arsip yang terbuat dari logam atau besi jika saat ini Anda masih memakai lemari arsip dari kayu.
- Lemari arsip memudahkan pencarian dokumen penting.
Selain kelebihan, lemari arsip juga memiliki kekurangan. Berikut ini adalah kekurangan dari penggunaan lemari arsip.
- Penggunaan lemari arsip memerlukan biaya yang tidak sedikit bagi perusahaan skala kecil. Fungsinya memang sangat membantu dalam penyusunan dokumen. Tetapi, bagi beberapa perusahaan, penggunaan lemari arsip ini menambah biaya perusahaan.
- Lemari arsip yang besar membutuhkan banyak ruang. Jadi, sebelum menggunakan lemari ini, pastikan ruang kantor Anda memiliki cukup ruang. Jika Anda tidak memiliki cukup ruang, Anda bisa menggunakan lemari arsip dengan ukuran yang paling kecil.
Itulah fungsi, manfaat, kelebihan, dan kekurangan lemari arsip. Lemari arsip bisa mengelola berbagai dokumen penting. Dukung pengelolaan arsip nda dengan buku-buku referensi, mulai dari SD sampai Pergurutan Tinggi. Saatnya melakukan Pengadaan Buku di Penerbit Deepublish untuk melengkap lemari arsip anda.
Sumber:
Indosan. https://indosan.com/Artikel/115/apa-itu-lemari-arsip-ini-pengertian-dan-fungsinya#:~:text=Fungsi%20utama%20dari%20perabot%20ini,kegiatan%20pengarsipan%20dirasa%20perlu%20dilakukan. diakses pada 6 Januari 2025
Millenia Furniture. https://www.milleniafurniture.co.id/blog/manfaat-lemari-arsip-surabaya-sebagai-media-penyimpanan diakses pada 6 Januari 2025
Pexio. https://pexio.co.id/id/blogs/desain-interior/fungsi-lemari-arsip? diakses pada 6 Januari 2025
