Bagi Anda yang bekerja di bidang pengelolaan dokumen, Anda pasti sudah familiar dengan istilah arsip inaktif. Walaupun frekuensi pemakaiannya menurun, arsip inaktif tidak boleh diabaikan.
Namun, masih banyak unit kerja yang belum memperhatikan arsip ini secara proporsional, baik dari segi penyimpanan maupun pengelolaan.
Pengelolaan arsip inaktif yang baik dapat menjaga keberlanjutan informasi, melindungi aset berharga, dan memastikan ketersediaan data di masa depan. Lantas, apakah yang dimaksud dengan arsip inaktif?
Untuk memahami lebih lengkap tentang arsip inaktif, mari simak artikel berikut. Artikel ini juga akan membahas lima contoh arsip inaktif yang perlu dikelola dengan baik.
Daftar Isi
Pengertian Arsip Inaktif
Apakah yang dimaksud dengan arsip inaktif? Arsip inaktif adalah dokumen yang tidak dibutuhkan lagi secara rutin dalam kegiatan operasional sehari-hari. Meskipun begitu, arsip ini harus tetap disimpan untuk dijadikan sebagai referensi di masa depan.
Arsip inaktif merupakan arsip yang jarang digunakan dan frekuensi pemakaiannya sudah menurun. Arsip inaktif merupakan arsip yang sudah lama ada. Informasi yang terdapat di dalamnya sudah jarang digunakan atau mungkin sudah tidak berlaku lagi.
Jika sebuah organisasi mengelola arsip inaktifnya secara efektif, organisasi dapat menjaga efisiensi operasional dan melindungi hak hukumnya. Arsip ini perlu dikelola untuk memastikan bahwa informasi yang penting tetap tersedia sewaktu dibutuhkan. Tetapi, arsip ini tidak mengganggu efisiensi operasional sehari-hari.
Untuk mengatasi arsip inaktif yang menumpuk, maka dibutuhkan manajemen yang baik. Manajemen arsip inaktif bertujuan untuk menyelamatkan fisik arsip, mencegah penumpukan arsip, memanfaatkan arsip dengan optimal, memudahkan pengawasan dan pengendalian arsip inaktif, dan mengurangi biaya penyimpanan, peralatan, perawatan, dan pemeliharaan.
Contoh Arsip Inaktif
Walaupun tidak lagi dipakai secara aktif dalam aktivitas sehari-hari, arsip inaktif tetap mempunyai nilai guna dan perlu dikelola dengan baik. Berikut ini merupakan beberapa contoh arsip inaktif yang perlu diperhatikan penyimpanan dan pengelolaannya.
1. Dokumen Administratif
Salah satu contoh arsip inaktif di kantor adalah dokumen administratif yang berupa memo internal, surat masuk dan keluar, dan notulen rapat. Umumnya, dokumen ini berisi rekaman sejarah operasional dari suatu organisasi. Dokumen ini juga dapat digunakan untuk meninjau kembali keputusan yang sudah dibuat.
2. Dokumen Keuangan
Contoh arsip inaktif di perusahaan yang perlu anda ketahui berupa catatan pajak, faktur, bukti pembayaran, dan laporan keuangan. Walaupun dokumen ini tidak digunakan setiap hari, namun dokumen ini harus tetap disimpan untuk peninjauan keuangan dan audit.
3. Dokumen Proyek
Biasanya, setelah proyek selesai, ada berbagai dokumen yang perlu disimpan, seperti catatan evaluasi, laporan akhir, dan proposal. Dokumen ini dapat digunakan sebagai referensi untuk proyek selanjutnya.
Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proyek-proyek yang telah selesai, seperti laporan proyek, desain, dan korespondensi. Arsip ini dapat menjadi sumber informasi berharga untuk proyek-proyek serupa di masa mendatang.
4. Dokumen Personalia
Contoh dokumen personalia, antara lain kontrak kerja, surat pengunduran diri, catatan kinerja, dan data karyawan. Dokumen ini dapat disimpan sebagai referensi. Umumnya, dokumen seperti ini disimpan sampai sepuluh tahun setelah karyawan tersebut telah berhenti bekerja.
5. Dokumen Hukum
Dokumen hukum juga harus disimpan dengan baik. Contohnya, dokumen litigasi, perjanjian lisensi, dan kontrak bisnis. Sebab, dokumen ini akan dibutuhkan di masa depan.
Dokumen ini dapat digunakan untuk mengkonfirmasi hak dan kewajiban hukum serta menangani sengketa hukum. Dokumen hukum ini dapat disimpan selama sepuluh tahun atau lebih.
Baca Juga:
- Arsip Digital Adalah: Pengertian, Contoh dan Kelebihan
- Pengertian Arsip dan Kearsipan, Ini Perbedaannya
6. Dokumen Kontrak yang Sudah Berakhir
Contoh lainnya adalah dokumen-dokumen kontrak, perjanjian, dan kesepakatan yang sudah berakhir masa berlakunya. Walaupun sudah tidak aktif lagi, berbagai dokumen ini bisa menjadi bukti penting apabila terjadi sengketa atau masalah hukum di kemudian hari.
7. Arsip Kedokteran
Contoh arsip kedokteran adalah rekam medis pasien yang sudah lama tidak berobat dan hasil pemeriksaan laboratorium lama. Arsip ini dapat digunakan untuk mengetahui riwayat penyakit pasien.
Demikian penjelasan dari Pengadaan Buku Deepublish tentang pengertian dan contoh arsip inaktif. Dengan pengelolaan yang baik, arsip inaktif bisa tetap terjaga dan memberikan manfaat bagi individu dan organisasi di masa depan.
Sumber:
Kumparan. https://kumparan.com/ragam-info/5-contoh-arsip-inaktif-yang-wajib-diketahui-22wo26Fdzxb/full diakses pada 12 Maret 2025
Penerbit Deepublish. https://pengadaan.penerbitdeepublish.com/arsip-inaktif/ diakses pada 12 Maret 2025
Nooryani. (2020). Penataan Arsip Inaktif Secara Efektif dan Efisien.
