Cara penyimpanan arsip vital perusahaan wajib dikuasai oleh pustakawan. Khususnya buat kamu yang sedang atau akan bekerja di perusahaan. Penyimpanan arsip vital perusahaan memang tidak seperti kita menyimpan barang pribadi. Ada beberapa catatan cara, yang akan di bahas pada artikel ini. Namun sebelumnya kita ulas pengertian arsip vital terlebih dahulu.
Pengertian Arsip Vital
Apakah kamu pernah mendengar arsip vital? Jadi yang dimaksud dengan arsip vital adalah arsip yang strategi bagi organisasi/institusi. Dalam sudut pandang lain, arsip vital lebih mudah kita pahami sebagai arsip yang berkaitan dekat dengan legalitas, kewajiban, hak dan aset-aset organisasi. Dimana arsip vital ini bisa berbentuk kepemilikan aset, perjanjian kerjasama, hak paten ataupun yang lainnya.
Perbedaan arsip vital dengan arsip pada umumnya terletak pada isinya atau bentuknya. Arsip yang biasa ketika rusak masih dapat dibuat kembali. Sementara arsip vital ini tidak demikian. Dengan kata lain, arsip vital adalah arsip yang hanya dikeluarkan sekali tidak bisa digantikan ketika arsip vital tersebut mengalami kerusakan ataupun kehilangan.
Karena sifatnya tidak dapat digantikan, maka arsip vital di sebuah perusahaan harus dijaga sungguh-sungguh karena data penting perusahaan.
Cara Penyimpanan Arsip Vital Perusahaan
Mengingat arsip vital sangatlah penting, maka harus disimpan dengan baik dan berhati-hati. Karena ketika arsip vital atau rusak, maka akan mempengaruhi perusahaan dalam menjalankan usaha bisnisnya. Lantas bagaimana cara menyimpan arsip vital? Berikut beberapa tips yang bisa kamu lakukan:
1. Mengidentifikasi Setiap Arsip
Tips menyimpan arsip vital yang paling utama adalah pastikan untuk melakukan identifikasi setiap arsip yang ada. Biasanya sebuah perusahaan besar atau organisasi besar memiliki banyak arsip. Karena banyaknya arsip yang masuk, maka perlu diidentifikasi arsip vital dan mana yang arsip non vital.
Selama proses penyimpanan pun juga perlu disendirikan. Jangan disimpan secara bersamaan. Ini upaya untuk meminimalisir agar tidak terjadi adanya kehilangan, kerusakan arsip vital itu sendiri. Dengan kata lain, butuh manajemen arsip vital agar terorganisir dengan baik.
2. Perlu Membuat Manajemen
Karena sifat arsip vital adalah penting bagi sebuah organisasi ataupun perusahaan, maka perlu di pastikan penyimpanan arsip vital dalam kondisi yang aman. Salah satu upayanya dengan membuat manajemen penyimpanan. Ketika manajemen yang diterapkan baik, maka hasilnya juga baik.
Bagaimana jika penyimpanan arsip vital measih dengan cara konvensional? Pada dasarnya penyimpanan arsip vital secara konvensional maupun dengan cara digital sama saja. Karena prinsip dari manajemen ini adalah membuat strategi dan regulasi penyimpanan yang aman. Bentuk manajemen penyimpanan arsip vital ini pun bisa disesuaikan dengan metode penyimpanannya.
Jika metode penyimpanannya masih menggunakan cara konvensional, maka manajemen penyimpanan arsip perlu memperhatikan beberapa aspek. Misalnya memperhatikan masalah tata letak, memperhatikan kelembaban udara di ruangan tersebut. Pentingnya memperhatikan apakah di ruangan lembab atau hangat.
Jika lembab, maka diperlukan tindakan lain agar data yang tersimpan di sana tidak mudah dimakan rayap ataupun karena pelapukan. Sebaliknya, ketika ingin menggunakan cara digital, maka manajemen yang perlu diperhatikan adalah, memastikan bahwa penyimpanan digital tersebut aman dari virus.
Baca Juga:
- 6 Cara Restorasi Arsip yang Benar, Begini Caranya!
- Tips Penataan Arsip yang Berantakan di Kantor
- Fungsi dan Manfaat Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
3. Pemeriksaan Release Mark
Cara menyimpan arsip selanjutnya, jangan lupa lakukan pemeriksaan Release Mark. Pemeriksaan ini bertujuan dan memastikan bahwa arsip yang disimpan benar-benar penting. Karena dasar penyimpanan arsip adalah dokumentasi bukti dokumen penting.
4. Memperbaiki Arsip
Ketika selama proses pengarsipan, ditemukan dokumen arsip yang rusak. Maka cara penyimpanannya juga perlu diperhatikan. Jika perlu, arsip yang rusak diperbaiki dulu. Jika arsip tidak memungkinkan diperbaiki, bisa dilakukan replikas, pencetakan ulang atau jika ingin mempertahan arsip asli bisa diperlukan laminating arsip.
5. Penyortiran
Dalam sebuah organisasi swasta maupun pemerintahan skala besar, pastinya banyak file-file penting masuk dan keluar. Kadang yang masuk dokumen yang tidak penting. Agar tidak terjadi penumpukan di ruang penyimpanan arsip, maka diperlukan upaya penyortiran.
Tindakan penyortiran ini dapat dilakukan dengan mengklasifikasikan arsip berdasarkan tujuan, jenis kepentingan dokumen ataupun berdasarkan pengelompokan yang lain. Fungsinya hanya untuk memudahkan arsiparis menemukan dokumen saat mau digunakan.
6. Pengindeksan
Banyaknya arsip yang keluar dan masuk,maka perlu formula agar arsip yang disimpan mudah ditemukan. Salah satu caranya dengan melakukan pemberian kode. Pemberian kode arsip sebagai upaya pemberian tanda pengenal pada arsip. Misalnya dengan menyingkat tulisan agar mudah dikenali. Sehingga saat arsip akan digunakan, bisa langsung ditemukan tanpa memakan waktu yang lama.
Pengindeksan atau pemberian kode arsip dapat dilakukan secara manual, bantuan teknologi misalnya menggunakan aplikasi e-office. Umumnya setiap perusahaan bisa memilih dan memutuskan akan memberikan kode dengan cara seperti apa.
Adapun peran dari pemberian kode arsip tidak sekedar memudahkan pemanggilan dokumen, tetapi juga sebagai dasar penataan, pemberkasan dan penyusutan arsip.
Peranan Arsip Vital Perusahaan
Tidak banyak yang tahu jika arsip vital dalam sebuah perusahaan sangatlah penting. Pasalnya arsip vital tidak sekedar menyimpan dokumen penting. Tetapi juga sebagai bentuk keberadaan sebuah perusahaan. Karena sebuah perusahaan yang baik ketika memiliki manajemen penyimpanan arsip vital yang baik.
Apabila sebuah perusahaan tidak memiliki pengarsipan yang baik, kemudian terjadi kehilangan dokumen penting, maka posisi perusahaan dapat terhambat dan terganggu.
Apalagi jika yang hilang adalah arsip legalitas kepemilikan aset perusahaan. Maka akan mengganggu proses kerja, proses produksi dan segala aktivitas perusahaan. Sehingga terkesan pincang. Karena pihak perusahaan pastinya lebih banyak mendapatkan kerugian dibandingkan mendapatkan keuntungan.
Kesimpulan
Itulah ulasan dari pengadaan.penerbitdeepublish.com beberapa ulasan dari seputar cara penyimpanan arsip vital perusahaan. Buat Anda yang sedang atau akan bekerja disebuah perusahaan bagian pengarsipan, semoga dengan ulasan singkat ini cukup membantu dan memberikan gambaran. Semoga bermanfaat. (Iruekkawa Elisa)
