Pengelolaan arsip berumur puluhan tahun dibutuhkan tenaga ekstra. Sementara arsip yang berusia tua yang sifatnya vital sangatlah penting bagi perusahaan/organisasi ataupun yayasan. Keberadaan arsip vital perlu dirawat, sehingga arsip tetap bisa digunakan dalam waktu yang lama.
Beberapa kasus di dunia kerja, kita seringkali mendapatkan arsip masuk yang sudah memiliki usia yang cukup tua. Sehingga membutuhkan perawatan ekstra.
Sebagai salah satu contoh, lembaga yang berkecimpung di dunia perpustakaan. Disana tidak hanya menyimpan koleksi buku, tetapi juga menyimpan koleksi-koleksi peninggalan masa lalu yang usianya sangatlah tua.
Sehingga butuh perlakuan ekstra dan pembatasan akses. Ternyata pengelolaan arsip diperlukan keterampilan khusus. Berikut adalah beberapa tips pengelolaan arsip berumur puluhan tahun.
Preservasi Arsip Menggunakan Teknologi Terkini
Salah satu perlakukan khususnya seperti enkapsulasi. Enkapsulasi adalah sebuah metode pemeliharaan arsip dengan memberikan perlindungan khusus pada arsip, agar arsip terhindar dan meminimalisir terjadinya kerusakan.
Metode enkapsulasi ini adalah metode yang paling banyak digunakan oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Sayangnya, metode enkapsulasi ini harus dilakukan oleh tenaga profesional, karena jika dilakukan oleh mereka yang tidak profesional justru dapat meningkatkan risiko human error. Alih-alih ingin arsip tahan lama, justru semakin rusak.
Menyiapkan Ruang yang Kondusif
Pengelolaan arsip yang berumur tua ada dua metode penyimpanan yang bisa dilakukan, yaitu dengan cara konvensional, yaitu penyimpanan arsip dengan cara lama, menyimpan arsip dalam bentuk fisik. Karena disimpan secara fisik, maka membutuhkan ruang dan perabotan yang memakan waktu dan mengeluarkan banyak biaya. Metode yang kedua, penyimpanan yang dilakukan dengan cara digital.
Penyimpanan arsip secara fisik (konvensional) perlu memperhatikan ruang penyimpanan. Pastikan ruang penyimpanan dalam kondisi kondusif. Misalnya dilengkapi dengan AC, perlu dilakukan kontrol suhu ruangan agar ruangan tidak lembab. Karena kelembaban ruangan dapat mempercepat proses pelapukan. Termasuk perhatikan pencahayaan ruangan.
Pengelolaan arsip berumur tua secara fisik memang membutuhkan effort lebih besar. Karena arsip dokumen fisik rawan dengan hama. Bahkan ruang penyimpanan yang terlalu tertutup, kurang sirkulasi dapat memicu pertumbuhan jamur dalam jangka panjang. Perlu dilakukan kontrol secara berkala agar arsip tetap dalam pantauan yang aman.
Baca Juga:
- Keuntungan Menggunakan Penyimpanan Arsip Berbasis Cloud
- Aplikasi Arsip Digital untuk Instansi Pemerintah
- Persiapan Penting dalam Alih Media Arsip
Alih Media Arsip dengan Scanning
Beberapa kasus , ada arsip yang usianya lebih dari puluhan tahun. Salah satu contohnya adalah arsip dari peninggalan leluhur kita. Seperti serat centhini asli yang ditulis di abad ke-19 (1814-1823) di zaman sultan Agung Hanyakrakusuma, Sunan Giri II sampai V.
Dimana serat centhini ditulis langsung menggunakan tangan. Serat yang usianya tidak muda lagi dan rawan. Kerawanan inilah yang harus dipertahankan, karena kehadirannya bisa menjadi arsip yang penting dan luar biasa untuk ilmu pengetahuan, social budaya dan sastra.
Salah satu tujuan alih media arsip agar dapat diakses kapan saja tanpa harus menyentuh secara fisik arsip asli yang memang sudah rapuh tersebut. Sehingga meminimalisir kontak langsung. Namun dari isinya tetap masih dapat diakses.
Alih media arsip dengan metode scanning dapat dilakukan secara konvensional. Kelemahan proses scanning adalah dapat disimpan dalam format jpg dan png saja. Meskipun demikian, setidaknya ada duplikat yang dapat diakses tanpa harus membahayakan dokumen fisik aslinya.
Alih Media Dilengkapi Teknologi OCR
Jika alih media arsip berumur tua ingin disimpan dalam bentuk dokumen, maka dapat menggunakan metode Optical Character Recognition (OCR). Jadi proses scanning ini bisa dibaca dan tersimpan dalam format dokumen, sehingga kita bisa membaca seolah-olah membaca dalam bentuk dokumen aslinya.
Teknologi optical character recognition ini digadang-gadang sebagai teknologi yang menawarkan banyak keungulan. Diantaranya, lebih optimal, karena hasilnya tetap dapat dilakukan pemindaian berdasarkan kata kunci. Sehingga memudahkan dilakukan pencarian cepat.
Melengkapi Alih Media dengan Aplikasi Manajemen Dokumen
Apakah anda pernah mendengar aplikasi document management system (DMS)? Aplikasi ini juga salah satu aplikasi alih media arsip yang banyak digunakan oleh perusahaan maupun oleh instansi pemerintahan. Kelebihan aplikasi ini lebih profesional dan menawarkan fitur dasbor yang telah terintegrasi.
Salah satu alasan kenapa banyak perusahaan atau instansi yang menggunakan aplikasi ini karena tidak hanya memungkin untuk menyimpan saja. Tetapi juga dapat mengatur dan berbagi dokumen secara digital. Dari segi akses juga jauh lebih mudah dan aman.
Aplikasi ini pun juga sudah meminimalisir risiko kehilangan dan kerusakan dokumen. Sehingga pengguna lebih tenang dari rasa takut kehilangan dokumen dan kerusakan.
Kesimpulan
Dari beberapa tips pengelolaan arsip berumur puluhan tahun di atas memperlihatkan bahwa pengelolaan tidak dapat mengandalkan penyimpanan fisik. Tetapi juga perlu dilakukan penyimpanan secara digital. Yaitu dengan mengalih media dokumen arsip fisik ke dalam digital.
Sehingga dokumen lama yang sifatnya vital tidak mengalami kerusakan, namun dari segi isi kita tetap bisa mengakses isinya. Kamu juga bisa melakukan pengadaan buku untuk instansi, sekolah, universitas, perpustakaan di pengadaan.deepublish
Semoga dari pembahasan singkat tentang tips pengelolaan arsip berumur puluhan tahun ini memberikan wawasan, memberikan manfaat tentang dunia kearsipan. (Iruekkawa Elisa)
