Cara menghancurkan dokumen penting dalam sebuah perusahaan ataupun dalam instansi pemerintah harus diperhatikan. Karena dokumen penting yang tidak dihancurkan rawan bocor dan di salah gunakan.
Beberapa kasus yang seringkali kita temukan adalah dokumen penting arsip yang endingnya sebagai bungkus bakmi atau bungkus tempe.
Tentu ini sangat disayangkan, karena tingkat kerahasiaannya pun akhirnya tidak terjaga. Jika dokumen penting tersebut ditangan yang salah, bisa dimanfaatkan dan disalah gunakan.
Bagi beberapa perusahaan besar, penting sekali menjaga kerahasiaan dokumen agar tidak bocor. Bahkan dokumen yang sudah tidak aktif sekalipun. Oleh karena itu, banyak perusahaan besar yang memilih cara aman dengan menghancurkan dokumen.
Tujuannya sebagai Langkah preventif agar tidak terjadi penyalahgunaan dokumen penting. Berikut adalah cara aman menghancurkan dokumen penting yang sudah tidak digunakan lagi.
Menggunakan Mesin Penghancur
Teknologi sudah semakin canggih. Salah satunya adanya alat penghancur kertas. Bagi perusahaan besar, alat penghancur kertas ini sangat mungkin untuk beli.
Sementara untuk perusahaan yang kecil belum tentu mampu, karena dari segi harganya mahal. Namun kamu bisa tetap membeli mesin penghancur kertas seken.
Mesin penghancur kertas sebenarnya ada beragam bentuk. Ada yang ukuran besar, ada yang baru, ada yang seken bahkan ada pula yang menyewakan alat penghancur kertas untuk kantor. Umumnya alat penghancur kertas ini dibutuhkan oleh perusahaan besar, mengingat memang ada banyak dokumen yang keluar masuk dan banyak dokumen lama yang tersimpan.
Baca Juga:
- Perbedaan Antara Preservasi dan Restorasi Arsip
- Manfaat Digitalisasi Arsip Bagi Perusahaan
- Cara Pengelolaan Arsip Vital Kenotariatan
Membakar Dokumen
Jika tidak memiliki cukup biaya untuk membeli mesin penghancur, masih ada cara alternatif lain agar bisa menghancurkan dokumen. Tidak perlu modal besar, karena kamu bisa menghancurkannya tanpa mengeluarkan uang untuk membeli alat.
Yaitu dengan membakar. Mengingat aktivitas membakar ini menimbulkan pencemaran udara berupa asap. Maka perlu diperhatikan masalah tempat pembakaran.
Jika perlu mendesain tempat khusus untuk membakar agar asapnya tidak mengenai area pemukiman kanan kiri atau mengganggu sekitar. Misalnya membakar di dalam tong besi, atau membuat api unggun. Sebenarnya ada banyak jalan untuk membuat kreasi tempat pembakaran dokumen penting.
Menghancurkan Menggunakan Tangan
Jika tidak ingin merusak alam dan keterbatasan dengan dana membeli mesin penghancur. Maka bisa menghancurkan dokumen dengan cara manual. Apabila jumlah arsip dokumennya masih sedikit, bisa menghancurkan menggunakan tangan. Bisa dengan cara menyobek, menggunting atau bisa menggabungkan kedua cara tersebut.
Kelemahan cara ini memang masih memiliki potensi untuk disambung lagi. Oleh karena itu, untuk menghindari terjadinya aksi demikian, lakukan penghancuran arsip hanya diketahui oleh arsiparis yang memang memiliki wewenang di dunia pengarsipan. Atau lakukan Ketika tidak banyak karyawan dari divisi lain mengetahui proses penghancuran ini.
Dikomposisikan
Ada cara alternatif yang lebih ramah lingkungan, yaitu menghancurkan kertas dokumen dengan dibuat kompos. Jadi kertas yang sudah disobek dan digunting, bekas potongannya bisa dicampurkan ke alat pengomposan Tahukah kamu jika kertas adalah sampah karbon (sampah kering) yang dapat dijadikan sebagai penyeimbang pengomposan yang basah/becek.
Jadi proses pengomposan padat yang berhasil apabila kompos tidak menghasilkan uap air yang tinggi. Dimana uap air inilah penyebab munculnya bau. Cara menyeimbangkan kadar nitrogen selama proses pengomposan adalah memasukan kertas dokumen arsip.
Meminimalisir Penggunaan Kertas
Di era digitalisasi seperti sekarang, sudah mulai banyak perusahaan yang memanfaatkan digital dan tidak lagi menggunakan kertas. Cara ini efektif, dan kita tidak perlu lagi repot menghancurkan dokumen arsip.
Aksi tidak menggunakan kertas juga aksi peduli lingkungan, karena kertas terbuat dari serbuk kayu (diambil dari pohon). Ketika permintaan kertas menurun, otomatis aksi penebangan pohon juga akan menurun.
Dampak secara tidak langsung, kita turun membantu melestarikan pepohonan. Agar tidak tidak di tebang skala besar akibat pemenuhan permintaan pasar terhadap kertas.
Dari sini kita bisa belajar, bahwa aksi kecil kita bisa membawa perubahan secara global dan mempengaruhi keseimbangan alam.
Itulah artikel dari pengadaan.penerbitdeepublish.com tentang beberapa cara aman menghancurkan dokumen arsip yang bisa dilakukan. Semoga sedikit ulasan ini bermanfaat. (Iruekkawa Elisa)
