Pengelolaan perpustakaan harus memiliki pedoman supaya tujuannya bisa tercapai. Pengelolaan perpustakaan yang tidak menerapkan manajemen perpustakaan akan sulit untuk mencapai tujuannya. Manajemen perpustakaan merupakan proses pemanfaatan sumber daya dalam pengelolaan bahan pustaka sehingga bisa dipakai sebagai sumber informasi.
Perpustakaan membutuhkan pengelolaan dan pelayanan manajemen yang efektif dan efisien agar bisa berfungsi secara optimal. Artikel ini akan membahas tentang berbagai aspek yang penting dalam pengelolaan dan pelayanan manajemen.
Daftar Isi
Pengertian Manajemen Perpustakaan
Apakah yang dimaksud dengan manajemen perpustakaan? Manajemen perpustakaan merupakan suatu proses pengaturan dan pemanfaatan sumber daya perpustakaan untuk mencapai tujuan perpustakaan. Sumber daya yang dimaksud adalah manusia, dana, perlengkapan, dan koleksi perpustakaan.
Manajemen perpustakaan juga bisa diartikan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan dengan memanfaatkan sumber daya dan tetap mempertahankan fungsi manajemen, peran, dan keahlian. Jadi, untuk mencapai tujuan, dibutuhkan sumber daya manusia, dana, sistem, perlengkapan, informasi, ide, dan teknologi.
Jika dikelola dengan baik melalui proses manajemen, berbagai elemen tersebut dapat menghasilkan produk berupa barang atau jasa yang bermanfaat bagi masyarakat. Aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian termasuk dalam manajemen perpustakaan.
Pada intinya, manajemen perpustakaan berupaya untuk memastikan bahwa perpustakaan bisa berfungsi sebagai pusat sumber belajar dan informasi yang optimal, dapat memenuhi kebutuhan penggunanya, dan terus beradaptasi dengan perkembangan zaman.
7 Aspek Pengelolaan Manajemen Perpustakaan
Jika dikelola dengan baik dan benar, perpustakaan bisa beroperasi secara efektif dan efisien. Berikut ini adalah berbagai aspek yang perlu diperhatikan dalam mengelola manajemen perpustakaan dengan baik.
1. Inventarisasi dan Klasifikasi
Inventarisasi merupakan proses pencatatan koleksi bahan pustaka sebagai tanda bahwa bahan pustaka tersebut telah menjadi hak milik perpustakaan. Bahan pustaka yang sudah dimiliki oleh perpustakaan untuk memberikan kemudahan dalam menyusun laporan tentang perkembangan koleksi.
Bahan pustaka akan dimasukkan ke buku induk dan diberikan stempel kepemilikan.
Klasifikasi buku-buku di perpustakaan dapat memberikan kemudahan bagi para pengguna perpustakaan dalam menemukan buku yang mereka perlukan. Koleksi perpustakaan dikelompokkan agar terlihat lebih rapi.
Pengelompokkan koleksi dilakukan berdasarkan sistem tertentu menurut jenis, ukuran, abjad judul, abjad penulis, warna, dan sebagainya.
Banyak perpustakaan mengelompokkan bahan pustakanya dengan menerapkan sistem klasifikasi fundamental. Sistem ini mengelompokkan koleksi bahan pustaka berdasarkan disiplin ilmunya.
2. Pengelolaan Koleksi Bahan Pustaka
Pengelolaan bahan pustaka berkaitan dengan tibanya koleksi bahan pustaka sampai tersusun rapi di rak dan siap digunakan oleh para pengunjung perpustakaan. Dengan memakai dana yang ada, pihak pengelola perpustakaan menyediakan koleksi bahan pustaka dengan melakukan pengadaan bahan pustaka.
3. Pemeliharaan, Pengembangan, dan Pembinaan Koleksi Perpustakaan
Pemeliharaan merupakan tindakan yang dilakukan untuk melindungi koleksi, perlengkapan, dan perabot perpustakaan. Pengembangan koleksi adalah serangkaian proses yang memiliki tujuan untuk mempertemukan kebutuhan pengguna dengan informasi.
Hal tersebut mencakup berbagai aktivitas, seperti pembuatan kebijakan pengembangan koleksi, pengadaan koleksi, penyiangan koleksi, pemilihan koleksi, dan evaluasi pendayagunaan koleksi.
4. Pembuatan Katalog
Aspek lainnya adalah pembuatan katalog. Katalog berisi daftar judul buku. Daftar ini disusun agar pengunjung perpustakaan dapat menemukan buku yang dibutuhkan dengan mudah.
Dari katalog tersebut, pengunjung perpustakaan dapat mengetahui letak buku, kode, serta ruangan di mana tempat buku tersebut disimpan. Selain itu, pengguna perpustakaan juga bisa lebih cepat menemukan buku yang mereka butuhkan.
4. Organisasi Personil
Agar kegiatan di dalam perpustakaan berjalan dengan lancar serta dapat mencapai tujuan yang diharapkan, maka tenaga pelaksanaan perlu melakukan tanggung jawabnya dengan baik. Petugas perpustakaan turut menentukan keberhasilan perpustakaan.
5. Administrasi Perpustakaan
Aktivitas administrasi perpustakaan adalah aktivitas pencatatan buku-buku pustaka ke dalam buku induk perpustakaan sampai buku tersebut siap untuk dipinjam. Penghimpunan, pengelolaan, pengadaan, pengiriman, dan penyimpanan buku termasuk dalam aktivitas administrasi perpustakaan.
Anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku atau lalai sehingga membuat bukunya hilang atau hancur akan dikenakan denda sesuai dengan aturan yang berlaku.
Aturan tentang peminjaman dan pengembalian buku perlu diberlakukan agar kenyamanan dan keamanan anggota perpustakaan tetap terjaga.
6. Sirkulasi Bahan Pustaka
Aspek ini mencakup kegiatan layanan peminjaman dan pengembalian koleksi bahan pustaka kepada para pengunjung perpustakaan. Hal ini bertujuan untuk mendistribusikan bahan pustaka secara efisien serta memastikan pengelolaan koleksi tetap berjalan dengan tertib.
Cakupan aktivitas sirkulasi adalah peminjaman, pengembalian, perpanjangan, pemesanan, denda, pendaftaran anggota, dan statistik sirkulasi. Aktivitas ini bertujuan untuk meningkatkan akses dan pemakaian koleksi pustaka, mengatur distribusi buku dengan adil dan tertib, mendukung proses pembelajaran dan penelitian pengguna.
7. Perlengkapan Perpustakaan
Dibutuhkan perlengkapan untuk mendukung fungsi dan tujuan perpustakaan. Contoh perlengkapan perpustakaan yang dibutuhkan, antara lain formulir bon permintaan pinjam, buku inventaris koleksi buku, kartu katalog, formulir lembaran tanggal kembali, buku klasifikasi, dan lain-lain.
Aspek Pelayanan Manajemen Perpustakaan
Perpustakaan perlu mempunyai standar pelayanan yang terukur untuk mewujudkan pelayanan yang prima. Pelayanan yang prima adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, dan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Berikut ini adalah berbagai kriteria pelayanan yang baik dan berkualitas.
- Kesederhanaan: Tata cara pelayanan perpustakaan dilaksanakan dengan cepat, lancar, tidak berbelit-belit, dan mudah dimengerti oleh pengguna perpustakaan.
- Reliabilitas: Kinerja akan tetap konsisten apabila tetap menjaga ketergantungan antara pengunjung perpustakaan dengan pihak penyedia layanan. Contohnya, menjaga pemberian informasi yang akurat.
- Tanggung Jawab: Hal krusial yang memastikan layanan kepada pengguna berjalan dengan efektif, efisien, dan sesuai dengan tujuan perpustakaan. Dalam pelayanan perpustakaan, tanggung jawab merupakan komitmen petugas perpustakaan untuk memberikan layanan yang terbaik kepada semua pengguna perpustakaan.
- Kecakapan: Petugas perpustakaan menguasai pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan dalam mengelola aktivitas operasional dan administrasi perpustakaan.
- Pendekatan dan Kemudahan: Pengelola perpustakaan harus mudah dihubungi oleh pengguna, baik secara langsung maupun melalui internet dan telepon. Maka dari itu, operasi pelayanan dan lokasi dari fasilitas juga perlu diperhatikan dengan baik.
- Keramahan: Hal ini meliputi kesabaran dan perhatian antara petugas perpustakaan dengan pengguna perpustakaan.
- Keterbukaan: Pengguna perpustakaan bisa mendapatkan seluruh informasi yang mereka perlukan dengan mudah dan cepat. Hal ini mencakup informasi tentang syarat, tata cara, waktu penyelesaian, biaya, dan sebagainya.
- Komunikasi: Komunikasi yang baik menunjukkan bahwa pengguna perpustakaan dapat memperoleh informasi yang dibutuhkannya dari petugas perpustakaan dalam bahasa yang mereka pahami.
- Kredibilitas: Hal tersebut meliputi sikap saling percaya antara pengguna perpustakaan dengan petugas perpustakaan.
- Kepastian dan Kejelasan: Harus ada kejelasan dan kepastian dalam hal tata cara rincian biaya layanan, tata cara pembayaran, dan jadwal waktu penyelesaian layanan tersebut.
- Keamanan: Usaha untuk memberikan rasa aman kepada pengguna perpustakaan.
- Mengerti Harapan Pelanggan: Hal ini bisa dilakukan dengan berusaha memahami semua kebutuhan pelanggan. Hal tersebut dapat dilakukan dengan mempelajari kebutuhan yang diperlukan oleh pengguna dan memberikan perhatian kepada mereka secara personal.
- Kenyataan: Mencakup berbagai bukti atau wujud nyata dari pelayanan. Hal tersebut termasuk fasilitas fisik, petugas yang memberikan layanan kepada pengguna, peralatan yang dipakai untuk memberikan pelayanan, kartu pengenal, serta fasilitas pendukung lainnya.
- Efisien: Syarat pelayanan hanya terbatas pada berbagai hal yang berhubungan langsung dengan pencapaian sasaran pelayanan.
- Ekonomis: Kriteria yang terakhir adalah ekonomis. Artinya, biaya pelayanan harus ditentukan dengan wajar dan memperhatikan kemampuan pengguna.
Demikian penjelasan mengenai pengertian, pengelolaan, dan pelayanan manajemen perpustakaan. Silahkan tulis di kolom komentar jika terdapat komentar dan pertanyaan yang ingin Anda sampaikan. Bagikan informasi ini kepada yang lain dengan mengklik tombol share.
Sumber:
Kajian Pustaka. https://www.kajianpustaka.com/2020/09/manajemen-perpustakaan.html diakses pada 20 Mei 2025
UNS. https://library.uns.ac.id/manajemen-perpustakaan/ diakses pada 21 Mei 2025
