Jadwal retensi Arsip (JRA) wajib dilakukan oleh perusahaan, organisasi ataupun lembaga pendidikan. aturan tentang Jadwal Retensi Arsip ini di atur dalam Undang-undang Nomor 48 tahun 2009 dalam pasal 48 ayat (1) bahwasanya lembaga negara, perguruan tinggi, pemerintah daerah, dan BUMN/BUMD wajib memiliki Jadwal retensi arsip.
Pengertian Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Lalu apa sih yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip? Secara umum, JRA adalah daftar yang memuat jangka waktu penyimpanan maksimal sebuah arsip. Rata-rata arsip yang memiliki jangka waktu penyimpanan maksimal adalah jenis arsip dinamis. Arsip yang sudah melebihi waktu maksimal penyimpanan dapat dimusnahkan.
Pemusnahan arsip yang sudah tidak aktif lagi adalah upaya penyusutan dan penyelamatan arsip yang baru masuk yang sifatnya lebih banyak digunakan dan lebih penting.
Jawal Retensi Arsip memungkinkan juga memberikan ruang kosong, untuk menyimpan kembali arsip yang baru masuk. Sehingga tempat bisa lebih lega. Hal yang harus digaris bawahi, bahwasanya jadwal retensi arsip dibuat atas izin atau persetujuan dari Kepala ANRI terlebih dahulu. Dengan kata lain, JRA tidak boleh dibuat semaunya.
Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip
Seperti yang disinggung sebelumnya, bahwasanya pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dibuat atas izin dan sepengetahuan ANRI. Menurut Peraturan Kepala ANRI (PERKA) Nomor 22 Tahun 2015 Tentang Tata Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip ada beberapa langkah yang wajib dipatuhi dalam pembuatan Jadwal Retensi Arsip, sebagai berikut.
1. Draf Jadwal Retensi Arsip
Ketika membuat draft Jadwal Retensi Arsip atau menyusun karangan JRA perlu memperhatikan beberapa poin sebagai berikut.
- Penyusunan Draft dibuat oleh tim kerja yang meliputi pimpinan bagian kearsipan, arsiparis dan unit pengolah arsip
- Melakukan identifikasi fungsi dan tugas, serta mendata arsip agar tepat guna dan komprehensif
- Melakukan pendataan arsip, sehingga ada inventarisasi. Agar memudahkan, selama pendataan arsip diperlukan mencantumkan usulan retensi arsip
- Perlunya membuat retensi arsip, bisa berbentuk berkas, series, dan isi berkas yang sudah disesuaikan dengan pedoman dari ANRI
2. Permohonan persetujuan dari ANRI
ANRI sebagai lembaga yang bertugas menstandarisasi arsip di seluruh lembaga pemerintahan di Indonesia. Oleh karena itu, penetapan jadwal Retensi Arsip wajib diajukan permohonan untuk mendapatkan persetujuan dari ANRI. Adapun tata tertib permohonan persetujuan dari ANRI, sebagai berikut
- Pimpinan Instansi pemerintahan Mengajukan permohonan Persetujuan JRA ke Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia. Pengajuan dapat dilakukan secara tertulis, dan melampirkan rancangan JRA berbentuk softcopy dan hardcopy.
- Rancangan JRA yang diajukan akan ditelaah oleh pihak ANRI melalui Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan. Penelitian yang dilakukan ANRI sebagai salah satu cara memastikan apakah JRA sudah sesuai dengan ketentuan
- Kepala ANRI memberikan izin atau persetujuan. Persetujuan bisa berbentuk dalam bentuk surat setelah rancangan JRA selesai dinilai.
3. Pengesahan JRA
Cara penetapan Jadwal Retensi arsip selanjutnya adalah pengesahan. Pengesahan dilakukan melalui dua tahap. Tahap pertama adalah tahap pimpinan instansi yang memberikan pengesahan atas persetujuan kepala ANRI.
Kedua perlunya pengesahan yang ditandatangani langsung oleh pimpinan dan dikirimkan langsung kepada kepala ANRI. Salinan dan bukti pengesahan tersebut berfungsi sebagai tembusan.
Baca Juga:
- Arsiparis: Tugas, Fungsi dan Kriteria yang Harus Dimiliki
- 5 Tugas Pokok Arsiparis yang Harus Kamu Ketahui
Pengelolaan JRA Lewat Pihak Ketiga
Tidak semua institusi memiliki kelegaan waktu dan memiliki SDM yang mumpuni. Sehingga instansi/lembaga/perusahaan yang tidak memiliki waktu atau SDM tetap bisa membuat Jadwal Retensi Arsip menggunakan pihak ketiga. Cara ini sah-sah saja, dan diperbolehkan. Dengan kata lain, menggunakan pihak ketiga untuk membuat JRA tidak melanggar hukum.
Hal ini juga tertuang UU Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, Pasal 30 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 yang memuat bahwa instansi pemerintahan dapat menyerahkan pekerjaan terkait arsip dinamis kepada pihak ketiga.
Kesimpulan
Dari ulasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa jadwal retensi arsip adalah berisi list atau daftar yang menetapkan jangka waktu maksimal penyimpanan sebuah arsip. Sehingga arsip lama yang tidak berfungsi bisa dilakukan Tindakan penyusutan. Kemudian memasukan atau mendata arsip baru. Bagaimana? Semoga sedikit ulasan ini bermanfaat. (Iruekkawa Elisa)
