Arsiparis: Tugas, Fungsi dan Kriteria yang Harus Dimiliki

Banyak yang mengabaikan tentang pekerjaan arsiparis, padahal banyak peluang kerja dan bagian penting perusahaan. Berikut tugas arsiparis dan fungsinya supaya bisa menjadi pekerja yang benar dan sesuai dengan posisinya dalam perusahaan atau instansi.

Arsiparis adalah profesi yang sekarang banyak ditinggalkan. Namun, justru karena banyak yang meninggalkan profesi ini, justru memiliki peluang dan prospek yang menjanjikan. Terutama buat kamu yang ingin menjadi PNS, peluang arsiparis adalah keterampilan yang perlu kamu bidik. 

Buat kamu yang tertarik dengan arsiparis, wajib baca artikel ini sampai selesai. Karena di sini kamu bisa mempersiapkan apa saja yang perlu disiapkan jika ingin belajar di arsiparis. Sebelum masuk ke fungsi, tugas dan kriteria arsiparis, kita ulas sekilas pengertian arsiparis. 

Pengertian Arsiparis 

Arsiparis adalah profesi seseorang yang memiliki keahlian dibidang kearsipan. Dimana bidang ini dapat diperoleh melalui pendidikan formal, dan pelatihan kearsipan. Dimana orang yang bekerja sebagai arsiparis memiliki tugas, tanggungjawab, fungsi untuk melaksanakan kegiatan kearsipan.

Menurut UU No. 43 Tahun 2009, arsiparis adalah kompetensi yang dimiliki oleh seseorang di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pelatihan ataupun lewat pendidikan di perguruan tinggi. Adapun pengertian arsiparis menurut Permenpan No. 48 Tahun 2014 yang mengartikan arsiparis sebagai pegawai negeri sipil (PNS) yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan.

Fungsi Seorang Arsiparis dalam Perpustakaan 

Adapun fungsi arsiparis dalam perpustakaan, Sesuai dengan ayat (2) dalam Bidang Pengelolaan Kearsipan arsiparis berfungsi sebagai. 

1. Menyusun rencana kegiatan sekaligus menyusun anggaran bidang pengelolaan kearsipan 
2. Menyusun bahan rencana strategis (renstra) dan rencana kerja urusan bidang pengelolaan kearsipan. 
3. Mengumpulkan bahan RPJPD, RKPD dan RPJMD. 
4. Membuat rencana kegiatan dan anggaran dan dokumen pelaksanaan anggaran dengan tujuan melaksanakan kegiatan urusan bidang pengelolaan arsip. 
5. Menginventarisasi permasalahan pelayanan dinas kearsipan dan perpustakaan 
6. Menyelenggarakan pelayanan informasi bidang kearsipan daerah 
7. Pelaksanaan pameran kearsipan 
8. Menyiapkan bahan koordinasi dan konsultasi bidang kearsipan daerah 
9. Melaksanakan penyusunan bahan promosi kearsipan berupa audio visual dan tekstual 

Adapun fungsi seorang arsiparis dalam perpustakaan yang lain, seperti berperan untuk melaksanakan penelusuran arsip bernilai sejarah, melaksanakan pengelolaan ruang baca kearsipan hingga melakukan penyusunan rancangan bangun sistem informasi manajemen kearsipan dan aplikasi otomasi kearsipan. 

Baca Juga:

• Proses Akuisisi Arsip
• Nilai Guna Primer dan Sekunder pada Arsip
• Apa itu Arsip Elektronik
• Perbedaan Arsip dan Dokumen

Tugas Arsiparis 

Setiap profesi, pasti memiliki tugas dan tanggungjawab yang harus dipenuhi. Apalagi jika tugas tersebut berhubungan dengan kepentingan masyarakat. Berdasarkan pasal 8 ayat 3Z tentang Jabatan Fungsional kepengurusan arsipnas, tugas arsiparis meliputi

1. Membuat laporan evaluasi dan penilaian arsip, yang mana seorang arsiparis memiliki peran dan tanggungjawab untuk membuat laporan. Baik itu laporan mingguan, bulanan maupun tahunan, mengikuti kebijakan dari masing-masing aturan perpustakaan. 
2. Membuat laporan pelayanan arsip, yang fungsinya untuk mengetahui sejauh mana pelayanan yang ditawarkan kepada pengunjung perpustakaan. 
3. Mendaftarkan arsip yang diserahkan kepada pihak lain. Baik itu ke institusi yang sama ataupun ke institusi luar. 
4. Mendaftarkan arsip yang dimusnahkan, ini berlaku untuk buku-buku yang sekiranya sudah terlalu lama. 
5. Membuat persetujuan pemusnahan arsip ini juga penting dan perlu, karena segala apa yang masuk dan yang keluarga harus benar-benar tercatat dengan baik. 
6. Membuat jadwal retensi arsip, dimana setiap arsip memiliki durasi waktu untuk diarsipkan. Jika durasi sudah habis, maka arsiparis berkewajiban untuk menyusun jadwal retensi lagi. 
7. Arsiparis juga bertanggung jawab untuk memindahkan arsip sesuai dengan keputusan dan pertimbangan yang terjadi. 
8. Membuat daftar arsip juga menjadi pekerjaan yang sangat dasar bagi arsiparis. Fungsi pembuatan daftar arsip adalah memudahkan dalam proses pencarian, dan pendataan. 
9. Arsiparis memiliki tugas memberikan izin apakah arsip bisa di ali media atau dipublikasikan. Nah, di sinilah arsiparis yang berperan mengkomunikasikan dan memmpertimbangan segala hal yang memiliki kewenangan tentang dunia pengarsipan. 
10. Tugas yang tidak kalah penting dari arsiparis adalah membuat salinan otentik arsip terjaga. Tidak dapat dipungkiri jika ada beberapa atau mungkin banyak arsip rahasia yang sangat dijaga dan dirahasiakan  agar tetap aman.
11. Melakukan registrasi arsip juga menjadi tanggungjawab atau peran seorang arsiparis. Pasalnya arsip yang masuk akan disimpan di ruangan yang spesifik agar koleksi tetap baik.

Itulah tugas dan tanggung jawab arsiparis yang penting kamu ketahui. terutama buat kamu yang memang ingin menekuni bidang pekerjaan satu ini.

Artikel Terkait: Pengelolaan Arsip Statis [Panduan Lengkap]

Kriteria Yang Harus Dimiliki Arsiparis

Lantas, apa saja sih yang perlu dipersiapkan untuk menjadi arsiparis?  Berikut adalah kriteria yang harus dimiliki arsiparis. 

1. Cermat 

Tidak semua orang memiliki kemampuan cermat dalam pekerjaan atau banyak aktivitas. Nah, salah satu pekerjaan yang membutuhkan kecermatan salah satunya tenaga kearsipan. Hal ini berkaitan dengan pekerjaan yang harus mengarsipkan banyak hal, sehingga dibutuhkan ketelitian dan kejelian. 

2. Menguasai Pengetahuan Tata Kearsipan 

Syarat yang tidak kalah penting yang harus dimiliki yang lain adalah, menguasai pengetahuan tata kearsipan. Bagaimana jika tidak tahu ilmunya? Tenang, kamu bisa mempelajari. Jika kamu mengambil jurusan kearsipan, sudah pasti akan dibekali metode dan tata kearsipan. 

3. Memiliki Kepribadian yang Baik 

Kepribadian yang baik juga menjadi syarat menjadi seorang arsiparis. Diharapkan kepribadian yang baik akan mempengaruhi pada sifat dan etos kerja yang baik juga. 

4. Dinamis 

Jadi yang dimaksud dinamis di sini adalah, mengikuti perkembangan di bidang pekerjaan. Jadi dibutuhkan pandangan kedepan lebih luas, dan sehingga tidak terkesan kaku. 

5. Loyal 

Kriteria yang harus dimiliki arsiparis yang lain adalah loyal. Loyal yang dimaksud adalah dapat menyimpan rahasia perusahaan. Di dunia pengarsipan, sudah pasti banyak rahasia yang akan ditemukan, dan inilah alasan butuh pribadi baik secara kepribadian juga memiliki loyalatisan. 

6. Bekerja Profesional 

Bekerja profesional juga menjadi kriteria yang paling utama dalam pekerjaan ini. Tanpa profesionalitas, sulit rasanya terbangun situasi kerja yang sehat. Profesionalitas juga tidak mudah ditemukan, dan hanya orang-orang yang memiliki perspektif dan integritas yang kuat. 

7. Mengetahui Seluk-Beluk Organisasi 

Tidak dapat dipungkiri jika dalam bekerja butuh pengenalan. Nah, begitupun ketika kamu ingin bekerja sebagai arsiparis. Maka, secara tidak langsung kita juga dituntut untuk mengenal betul organisasi/instansi. Seperti pepatah yang sering kita dengar, tak kenal maka tak sayang. Dan hal ini juga berlaku untuk dunia pekerjaan.

Dari ketujuh kriteria di atas, apakah kamu sudah memenuhi semua point? Atau hanya beberapa poin saja? Kriteria diatas hanya sebagian saja. Umumnya setiap instansi memiliki kriteria yang berbeda-beda. 

Dari syarat, tugas dan fungsi arsiparis di atas. Setidaknya memberikan gambaran ruang lingkup kerja di lapangan seperti apa. Sebenarnya saat terjun langsung ke lapangan, tidak semenakutkan dan semengerikan yang kita bayangkan. 

Dari segi prospek peluang pun sangat terbuka lebar. Terutama buat kamu yang ingin menjadi PNS, peluang ini juga banyak dibuka. Atau yang ingin bekerja di swasta, juga memiliki prospek yang menggiurkan. Baik dari jenjang karir maupun dari segi gaji. Demikian, semoga ulasan tentang arsiparis ini memberikan gambaran dan manfaat. (Irukawa Elisa)