Kerapian dan manajemen penyimpanan arsip wajib diperhatikan. Apalagi bagi pelaku institusi ataupun organisasi yang memiliki mobilitas arsip yang tinggi. Seringkali arsip yang masuk tidak melulu berbentuk digital, tetapi berbentuk dokumen fisik. Khusus dokumen arsip yang berbentuk fisik diperlukan alih media arsip.
Pengertian Alih Media Arsip
Apa itu alih media arsip? Alih media arsip adalah proses mengubah format arsip dari bentuk fisik menjadi format digital. Alih media arsip di era digital seperti sekarang menjadi tren. Hampir sebagian besar institusi ataupun organisasi menggunakan metode penyimpanan digital ini.
Salah satu alasan kenapa arsip digital lebih disukai karena lebih efektif dan efisien. Ketika arsip hendak digunakan kembali juga lebih mudah dilakukan pemanggilan.
Sementara istilah alih media arsip itu sendiri adalah upaya atau cara institusi/organisasi mengubah dokumen fisik ke bentuk digital. Metode alih media arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara, diantaranya dapat dilakukan dengan metode microfilm dan metode scanning.
Kedua metode ini adalah metode yang paling banyak digunakan dalam media arsip digital. Untuk format file, bisa berbentuk JPG, PDF ataupun format lain, tergantung dari masing-masing keputusan institusi/organisasi.
Persiapan Alih Media Arsip
Adapun persiapan penting dalam alih media arsip yang sering dilakukan. Meskipun secara praktek, masing-masing institusi/organisasi ataupun yayasan memiliki persiapan dan formulanya berbeda-beda. Namun secara intinya sama.
1. Daftar Arsip
Persiapan yang paling pertama dan paling utama adalah mempersiapkan arsip fisik. Dokumen fisik yang dianggap penting inilah yang akan kita alih media dalam bentuk digital. Adapun kriteria arsip fisik, harus dipilih dan dipilah terlebih dahulu berdasarkan jenis arsip, dan memastikan bahwasanya arsip fisik tersebut sudah digolongkan berdasarkan penggolongan dokumen. Adapun beberapa tips saat menggolongkan dokumen.
- Memilih dokumen berdasarkan isi dokumen. Biasanya arsip yang masuk beragam. Oleh karena itu, perlu diklasifikasikan dan di cek isi dari arsip tersebut. Pengecekan juga perlu dilihat kapan waktunya. karena waktu inilah yang dapat dijadikan patokan masa berlaku aktif.
- Membedakan arsip vital dan arsip biasa. Jika kita menemukan arsip vital, perlu dibedakan dengan arsip yang sifatnya umum. Arsip vital adalah arsip yang sangat penting, yang memiliki pengaruh besar terhadap institusi/organisasi atau yayasan terkait. ketika arsip vital hilang, akan merugikan institusi/organisasi atau yayasan itu sendiri. sementara arsip umum memiliki kurun waktu yang sementara. ketika arsip umum sudah habis masa berlakunya, maka arsip umum dapat dimusnahkan. Sementara arsip vital sifatnya jangka panjang, sehingga arsip vial harus diprioritaskan saat dilakukan alih media arsip, bahkan tidak boleh dimusnahkan.
Jadi ada dua tips daftar arsip. Meskipun pada prakteknya, masing-masing institusi memiliki formula dan caranya sendiri-sendiri saat melakukan daftar arsip. Hal ini sah-sah saja, karena setiap institusi/organisasi memiliki caranya masing-masing.
2. Perangkat Alih Media Arsip
Sementara untuk perangkat alih media arsip sebenarnya ada banyak pilihan. Ada alat scanner yang digunakan untuk menscan dokumen fisik menjadi dokumen digital. Selain alat scanner, kita juga membutuhkan laptop atau komputer. Karena alat scanner saja tidak cukup. Karena dokumen digital yang sudah di scan perlu ditransfer dan perlu disimpan ke memori penyimpanan laptop/komputer.
Ketika sudah terhubung dengan laptop/komputer, barulah arsip digital yang sudah di scan dapat dimasukan ke folder arsip yang sudah kita tata rapi sebelumnya. Pastikan arsip digital masuk sesuai dengan klasifikasi. Karena proses klasifikasi yang rapi akan meminimalisir terjadinya distraksi saat dilakukan penyimpanan arsip. Jadi penyimpanan arsip secara digital juga diperlukan kerapian.
Baca Juga:
- Empat Aplikasi Pengelola Arsip Digital
- Cara Legalitas Dokumen Setelah Proses Alih Media Arsip?
- Manfaat Implementasi Aplikasi Pengelola Arsip Digital
3. Perangkat Penyimpanan Data
Jangan lupa untuk menyiapkan perangkat penyimpanan data. Salah satu kelebihan penyimpanan arsip secara digital tidak memerlukan pengadaan bangunan dan lemari penyimpanan arsip. Karena cukup bermodal laptop/komputer yang memiliki penyimpanan seukuran koin, ratusan bahkan ribuan data bisa disimpan. Karena banyaknya data yang tersimpan, maka diperlukan klasifikasi data.
Mengingat dunia digital ini sangatlah seru, maka perlu memperhatikan tempat penyimpanan data. Pilih tempat penyimpanan yang responsif dan dapat menyimpan banyak data. Perhatikan pula ram laptop/komputer, untuk memastikan agar kecepatan akses tetap stabil dan terjaga. Hal ini penting diperhatikan, untuk menghindari perangkat mengalami freeze atau semacam.
4. Tim Alih Media Arsip
Proses alih media digital tidak boleh dilakukan oleh sembarang karyawan. Biasanya ada tim alih media arsip yang fokus memindai arsip perusahaan dengan cara scan. Tugas dari tim alih media arsip adalah melakukan klasifikasi dokumen yang masuk di perusahaan/organisasi. Khususnya institusi/organisasi yang banyak arsip masuk, maka tugas tim alih media arsip perlu memperhatikan kerapian penyimpanan arsip digital.
Dokumen arsip yang masuk dalam jumlah banyak umumnya memakan waktu lebih lama. Mungkin kesannya hanya mengklasifikasi dokumen, secara tenaga juga cukup terforsir. Oleh karena itu, proses alih media arsip bukanlah pekerjaan yang mudah.
5. Penyusutan arsip digital
Arsip yang tersimpan di dalam memori laptop/komputer juga perlu dilakukan kontrol waktu. Karena ada arsip yang memiliki waktu kadaluarsa. Dimana arsip yang sudah terlalu lama disimpan dan tidak pernah digunakan dapat dibuang. Atau dalam bahasa lain, perlunya penyusutan arsip digital.
Konsep pemusnahan arsip yang tersimpan secara digital tidak sekedar data tersebut di delete saja loh. Tetapi perlu dilakukan penghapusan dari historis atau dilakukan format ulang, partisi, degaussing ataupun menata ulang susunan pada harddisk. Sehingga tim arsiparis digital harus benar-benar tahu tentang teknik dunia digital untuk penyusutan arsip digital.
Kesimpulan
Itulah tips Persiapan Penting dalam Alih Media Arsip yang dapat dijadikan gambaran. Barangkali Anda salah satu calon pekerja yang dijadikan tim alih media arsip, maka tips ini perlu dipahami. Dengan Pengadaan Buku yang mudah dan cepat, ciptakan koleksi buku yang kaya informasi dan inspiratif!. Semoga sedikit ulasan ini bermanfaat. (Iruekkawa Elisa)
