Buku sudah datang, rak perpustakaan mulai terisi, dan murid-murid senang. Tapi buat bendahara atau operator sekolah, pekerjaan baru justru dimulai: menyusun LPJ pengadaan bukunya. Nota ada di mana? Bukti perbandingan harga perlu dibuat atau tidak? Apa saja yang harus dilampirkan supaya aman kalau diperiksa?
Kebingungan seperti ini wajar, apalagi aturan belanja sekolah berganti di tahun 2026. Lewat Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026, sekolah wajib menyisihkan paling sedikit 10 persen dana BOS Reguler untuk penyediaan buku. Artinya, belanja buku sekarang jadi salah satu pos yang paling mudah disorot, dan LPJ-nya harus rapi sejak awal.
Di artikel ini, kamu akan belajar cara membuat LPJ pengadaan buku perpustakaan sekolah langkah demi langkah. Mulai dari dokumen yang wajib ada, urutan menyusunnya, contoh susunan berkas, sampai kesalahan yang sering terjadi. Bahasanya santai, tapi isinya mengacu pada aturan resmi.
Daftar Isi
Apa Itu LPJ Pengadaan Buku Perpustakaan Sekolah?
LPJ (laporan pertanggungjawaban) pengadaan buku adalah kumpulan laporan dan bukti yang menunjukkan bahwa dana sekolah untuk membeli buku dipakai sesuai rencana, sampai bukunya diterima dan tercatat. Isinya bukan cuma nota pembayaran. Dari perencanaan sampai pembayaran, setiap tahap harus bisa ditelusuri.
Istilah LPJ dan SPJ lebih sering dipakai di lapangan. Dalam aturan resmi, istilahnya adalah pelaporan belanja satuan pendidikan (Permendikdasmen 15/2026) dan laporan realisasi penggunaan dana (Permendikdasmen 8/2026). Namanya beda, tapi tujuannya kurang lebih sama: membuktikan belanja dilakukan dengan benar.
Dasar Aturan
Ada dua aturan utama yang menjadi pegangan. Pertama, Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026 tentang juknis pengelolaan dana BOSP, ditetapkan 5 Februari 2026 dan mencabut aturan serupa tahun 2025.
Aturan ini menetapkan pengembangan perpustakaan sekolah sebagai komponen wajib: paling sedikit 10 persen dari BOS Reguler (dan 5 persen dari BOP PAUD Reguler) dipakai untuk penyediaan buku.
Kedua, Permendikdasmen Nomor 15 Tahun 2026 tentang tata cara belanja barang/jasa oleh satuan pendidikan. Aturan ini ditetapkan 17 Juli 2026, diundangkan 28 Juli 2026, dan mencabut Permendikbudristek Nomor 18 Tahun 2022 tentang pedoman pengadaan barang/jasa oleh satuan pendidikan. Kalau kamu masih memakai format lama, sekarang saatnya dicek ulang.
Syarat Buku yang Dibeli
Sebelum bicara berkas, pastikan bukunya sendiri memenuhi syarat. Menurut Lampiran I juknis BOSP 2026, buku teks utama harus sesuai kurikulum yang dipakai sekolah, sudah dinilai dan ditetapkan Kementerian, memenuhi rasio satu buku untuk setiap murid per mata pelajaran atau tema, dan benar-benar dijadikan pegangan pembelajaran.
Buku nonteks juga harus sudah dinilai dan ditetapkan Kementerian, dengan judul yang sesuai jenjang.
Dokumen yang Harus Ada di LPJ Pengadaan Buku
Pasal 24 ayat (2) Permendikdasmen 15/2026 menyebut enam bukti pelaksanaan belanja. Bukti itu boleh berupa dokumen terpisah atau satu kesatuan dokumen, asalkan menjelaskan proses belanjanya dari awal sampai akhir. Berikut penjelasannya satu per satu.
1. Bukti persiapan belanja
Ini dokumen perencanaan yang ditetapkan kepala sekolah. Isinya paling sedikit mencakup jumlah barang, spesifikasi, waktu dan lokasi serah terima, alokasi anggaran, dan persyaratan penyedia. Untuk belanja bernilai paling banyak Rp1.000.000, dokumen persiapan boleh dikecualikan.
2. Bukti perbandingan harga
Sekolah membandingkan harga dan kualitas dari dua penyedia atau lebih. Kalau ternyata hanya ada satu penyedia untuk judul tertentu, misalnya buku yang hanya diterbitkan satu penerbit, perbandingan boleh dikecualikan. Tuliskan alasannya dengan jelas di berkas.
3. Bukti negosiasi
Negosiasi adalah tawar-menawar atau diskusi antara sekolah dan penyedia untuk mencapai kesepakatan soal kualitas, jumlah, waktu, dan lokasi. Catat hasilnya dalam bentuk notulen singkat, surel, atau tangkapan layar percakapan. Banyak sekolah melewatkan bagian ini padahal termasuk dalam enam bukti.
4. Bukti kesepakatan belanja
Setelah barang dan penyedia ditetapkan, buat kesepakatan belanja. Bentuknya bisa surat pesanan atau perjanjian sederhana yang memuat judul, jumlah, harga, dan jadwal pengiriman.
5. Bukti pemeriksaan dan penerimaan
Saat buku tiba, periksa dulu sebelum menerima. Cocokkan judul, jumlah, dan kondisi fisik dengan kesepakatan, lalu buat berita acara serah terima (BAST). Kalau hasil pemeriksaan tidak sesuai, penyedia wajib menyesuaikan dalam jangka waktu yang disepakati.
6. Bukti pembayaran
Simpan kuitansi, bukti transfer, dan faktur atau invoice dari penyedia. Untuk penyedia berupa usaha mikro, usaha kecil, atau koperasi, pembayaran boleh dilakukan langsung atau tunai sesuai aturan.
Dokumen tambahan khusus buku
Daftar di bawah ini bukan daftar resmi, tapi lazim dilampirkan dan sangat membantu:
- daftar judul buku (judul, penerbit, jumlah, harga satuan);
- bukti pengecekan bahwa buku sudah dinilai Kementerian;
- foto buku saat diterima;
- salinan halaman buku induk yang mencatat buku baru;
- salinan halaman BKU yang memuat transaksinya.
Langkah-Langkah Membuat LPJ Pengadaan Buku
Urutan kerja ini bisa kamu ikuti dari awal belanja. Kuncinya satu: susun bukti saat belanja terjadi, bukan menumpuknya di akhir tahun.
- Pastikan pembelian buku ada di RKAS pada komponen pengembangan perpustakaan, dan anggarannya masih tersedia.
- Susun dokumen perencanaan: jumlah, spesifikasi, waktu dan lokasi serah terima, alokasi anggaran, serta persyaratan penyedia.
- Cek setiap judul buku: sesuai kurikulum, sesuai jenjang, dan sudah dinilai Kementerian. Simpan buktinya.
- Minta penawaran dari minimal dua penyedia, lalu buat ringkasan perbandingan harga dan kualitas.
- Lakukan negosiasi, catat hasilnya, lalu tuangkan dalam kesepakatan belanja.
- Saat buku datang, periksa judul, jumlah, dan kondisinya. Tanda tangani BAST hanya kalau semuanya sesuai.
- Bayar sesuai kesepakatan, lalu simpan kuitansi, bukti transfer, dan faktur.
- Catat transaksi di BKU dan input ke ARKAS. Penginputan penggunaan dana bisa dilakukan kapan saja, jadi tidak perlu menunggu akhir tahun.
- Serahkan buku ke pengelola perpustakaan untuk dicatat di buku induk.
- Masukkan semua dokumen ke satu map atau folder per belanja, lengkap dengan nomor bukti yang sama dengan di BKU.
Untuk format laporannya, Lampiran II juknis menyebut bentuk dokumen laporan dan pertanggungjawaban mengikuti yang tersedia di aplikasi kementerian. Kalau dinas di daerahmu punya format cover atau lampiran tambahan, ikuti arahan dinas.
Contoh Susunan Berkas LPJ Pengadaan Buku
Supaya lebih kebayang, berikut contoh ilustrasi (angka rekaan). Sebuah SMP membeli 150 eksemplar buku nonteks seharga Rp85.000 per eksemplar, sehingga totalnya Rp12.750.000. Karena nilainya di atas Rp1.000.000, dokumen persiapan wajib dibuat.
Isi satu map berkasnya kurang lebih seperti ini:
- ringkasan belanja: nama kegiatan, komponen RKAS, nilai, tanggal, dan nama penyedia;
- dokumen perencanaan belanja buku;
- daftar judul dan bukti pengecekan buku yang dinilai Kementerian;
- dua penawaran dari dua penyedia beserta ringkasan perbandingannya;
- catatan negosiasi;
- kesepakatan belanja atau surat pesanan;
- BAST dan foto penerimaan buku;
- faktur, kuitansi, dan bukti transfer;
- salinan halaman BKU dan halaman buku induk.
Dengan susunan seperti ini, pemeriksa bisa menelusuri belanja dari rencana sampai bukunya duduk di rak, tanpa harus bertanya ke kamu satu per satu.
Kesalahan yang Sering Terjadi
Beberapa kesalahan ini berulang di banyak sekolah. Cek lagi sebelum LPJ kamu diserahkan:
- bukti dikumpulkan menjelang akhir tahun, sehingga nota hilang dan penyedia sulit dihubungi;
- tidak ada bukti perbandingan harga atau bukti negosiasi;
- judul buku yang dibeli tidak ada di daftar buku yang dinilai Kementerian, atau tidak sesuai jenjang;
- BAST tidak ditandatangani atau jumlahnya tidak cocok dengan buku yang diterima;
- nomor bukti di berkas berbeda dengan nomor di BKU;
- buku tidak dicatat di buku induk;
- kepala sekolah atau tim BOS ikut menjadi distributor atau pengecer buku. Hal ini dilarang dalam Pasal 66 Permendikdasmen 8/2026.
LPJ pengadaan buku yang baik lahir dari kebiasaan, bukan dari lembur di akhir tahun. Susun bukti di setiap tahap: persiapan, perbandingan, negosiasi, kesepakatan, penerimaan, dan pembayaran. Pastikan juga bukunya sudah dinilai Kementerian, tercatat di BKU, dan masuk buku induk perpustakaan.
Referensi:
Direktorat Jenderal Pajak. “KPP Meulaboh Lakukan Edukasi Aspek Perpajakan atas Dana BOSP.” Pajak.go.id, www.pajak.go.id/index.php/id/berita/kpp-meulaboh-lakukan-edukasi-aspek-perpajakan-atas-dana-bosp. Diakses 30 Okt. 2026.
Handayani, Tri. “Peran Buku Induk sebagai Sumber Informasi Aset Koleksi Pustaka: Studi Kasus pada Perpustakaan SD Negeri Manyaran 01 Semarang.” ANUVA, vol. 5, no. 4, 2021, hlm. 631–642, ejournal2.undip.ac.id/index.php/anuva/article/download/13052/6710. Diakses 30 Okt. 2026.
Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah. Peraturan Menteri Pendidikan Dasar dan Menengah Nomor 8 Tahun 2026 tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Dana Bantuan Operasional Satuan Pendidikan. 2026, peraturan.go.id/files/Permendikdasmen-no-8-tahun-2026.pdf. Diakses 30 Okt. 2026.
Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah. Peraturan Menteri Pendidikan Dasar dan Menengah Nomor 15 Tahun 2026 tentang Tata Cara Belanja Barang/Jasa oleh Satuan Pendidikan. 2026, Pasal.id, pasal.id/peraturan/permen/permendikdasmen-15-2026. Diakses 30 Okt. 2026.
Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah. “Permendikdasmen Nomor 8/2026 Tekankan Afirmasi Sekolah Terpencil dan Tata Kelola Digital Transparan.” Siaran Pers Nomor 175/sipers/A6/III/2026, 1 Mar. 2026,
