Kode arsip memiliki peran penting dalam aktivitas administrasi perkantoran dan pengelolaan dokumen. Fungsinya adalah sebagai tanda pengenal setiap berkas. Sehingga, mudah ditemukan ketika diperlukan.
Tanpa sistem pengkodean yang baik, penataan arsip menjadi tidak efisien dan berisiko menyebabkan hilangnya data yang penting. Maka dari itu, penting untuk memahami pengertian, fungsi, dan contoh kode arsip. Informasi tersebut akan kami bahas dalam artikel ini.
Daftar Isi
Pengertian Kode Arsip
Apakah yang dimaksud dengan kode arsip? Kode arsip adalah tanpa pengenal urusan arsip dari klasifikasi yang menuntun kita ke tempat arsipnya. Biasanya, kode arsip ini berbentuk angka, huruf, maupun keduanya.
Menurut Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2022, kode klasifikasi arsip menjadi tanda pengenal urusan sesuai fungsi dan tugas unit kerja serta berfungsi sebagai dasar penomoran naskah dinas, pemeliharaan arsip aktif dan inaktif, serta penyusutan arsip.
Kode arsip juga bisa diartikan sebagai tanda atau simbol tertentu yang dipakai untuk mengelompokkan, mengidentifikasi, dan mempermudah penemuan kembali arsip berdasarkan isi, jenis, atau asal arsip tersebut.
Jadi, kode arsip itu seperti alamat bagi dokumen. Sehingga, setiap surat, berkas atau file dapat ditemukan dengan cepat tanpa harus membuka semuanya satu per satu.
Fungsi Kode Arsip
Berikut ini adalah berbagai fungsi kode arsip.
1. Mengelompokkan Arsip Berdasarkan Isi atau Jenisnya
Salah satu fungsi kode arsip adalah untuk mengelompokkan dokumen berdasarkan isi, sifat, atau topik masalahnya. Dengan adanya kode, setiap surat atau berkas akan ditempatkan pada kelompok tertentu. Contohnya, umum, keuangan, pendidikan, atau kepegawaian. Pengelompokan ini membuat arsip mudah untuk dikontrol.
Contohnya, surat tentang keuangan diberi kode KU. Sedangkan, surat tentang kepegawaian diberi kode KP. Jika suatu hari dibutuhkan dokumen tentang kepegawaian, maka petugas arsip bisa langsung mencari pada kelompok KP tanpa perlu membuka seluruh map lainnya.
2. Mempermudah Proses Penyimpanan Dokumen
Fungsi lainnya adalah untuk mempermudah proses penyimpanan dokumen. Sehingga, sistem kearsipan menjadi efisien dan teratur. Cara penyimpanan arsip yang benar dengan memberian kode, setiap arsip dapat langsung ditempatkan di lemari, map, atau folder digital berdasarkan urutan kode atau abjad.
3. Mempercepat Penemuan Kembali Dokumen yang Dibutuhkan
Selain itu, dengan memberikan kode pada arsip, hal ini dapat membantu kamu menemukan dokumen yang kamu butuhkan dengan cepat. Saat kamu memerlukan arsip lama, kamu tinggal mencari berdasarkan kode yang telah dicatat di daftar arsip.
Hal tersebut sangat membantu dalam aktivitas administrasi, di mana banyak surat atau laporan harus ditemukan dalam waktu yang singkat.
4. Mencegah Kesalahan Penyimpanan dan Duplikasi Dokumen
Kode arsip juga memiliki peran dalam mencegah kesalahan penyimpanan dan duplikasi dokumen. Karena setiap arsip mempunyai kode yang unik, maka tidak akan tertukar dengan dokumen yang lain.
Pemberian kode juga membantu memastikan bahwa satu dokumen hanya akan mempunyai satu lokasi penyimpanan. Dengan sistem kode yang baik, risiko kesalahan atau kehilangan bisa diminimalkan.
5. Menjaga Keteraturan dalam Administrasi Perkantoran
Kode arsip juga berfungsi untuk menjaga keteraturan dalam administrasi perkantoran. Sistem kearsipan yang rapi menandakan tata kelola yang baik. Keteraturan ini membantu pimpinan atau karyawan ketika memerlukan data tertentu.
Sistem kode arsip yang jelas juga memberikan kemudahan dalam proses audit. Sebab, setiap dokumen bisa dilacak asal dan klasifikasinya.
6. Mempermudah Proses Retensi, Penyusutan, dan Pemusnahan Arsip
Fungsi selanjutnya adalah mempermudah proses retensi arsip, penyusutan, dan pemusnahan arsip. Tidak semua dokumen akan disimpan untuk selamanya. Beberapa arsip mempunyai masa simpan tertentu sesuai jadwal retensi arsip.
Dengan adanya kode, petugas arsip bisa menentukan dokumen mana yang masih aktif atau tidak aktif lagi, dan kapan sebuah arsip perlu dimusnahkan. Kode juga mempermudah proses pemindahan arsip statis ke lembaga kearsipan, seperti ANRI atau dinas kearsipan daerah.
Contoh Struktur Kode Arsip
Struktur kode arsip merupakan susunan penulisan kode yang menunjukkan hubungan antara jenis arsip, masalah, submasalah, dan tahun penyimpanan.
Struktur ini menjadi pola tetap yang digunakan untuk memberikan identitas pada setiap dokumen. Sehingga, mudah dikelompokkan dan ditemukan lagi. Berikut ini adalah beberapa contoh struktur kode arsip.
1. Contoh Struktur Kode Arsip Sederhana Berdasarkan Masalah
Struktur ini adalah struktur yang paling umum diterapkan di banyak instansi kecil dan sekolah.
Format: [Kode Masalah] / [Nomor Urut Dokumen] / [Tahun]
Contoh: KU/05/2025
2. Contoh Struktur Kode Arsip Lengkap
Struktur ini bisa digunakan di kantor pemerintahan, kampus, atau perusahaan besar dengan beberapa bagian kerja.
Format: [Kode Unit Pengolah] – [Kode Masalah] . [Kode Submasalah] / [Nomor Urut] / [Tahun]
Contoh: HM-KU.01/010/2025
3. Contoh Struktur Kode Arsip Berdasarkan Klasifikasi ANRI
Berdasarkan pedoman ANRI, biasanya kode arsip di instansi pemerintah memakai kode klasifikasi masalah. Contohnya, kode 001 digunakan untuk masalah organisasi, kode 002 tentang masalah kepegawaian, kode 003 tentang masalah keuangan, dan seterusnya.
Format: [Kode Klasifikasi] . [Subkode] / [Nomor Urut] / [Tahun]
Contoh: 003.3/035/2025
4. Contoh Struktur Kode Arsip di Lembaga Pendidikan
Umumnya, kode arsip yang digunakan untuk sekolah atau universitas lebih spesifik sesuai administrasi pendidikan.
Format: [Kode Bidang] – [Kode Jenis Dokumen] / [Nomor Urut] / [Tahun]
Contoh: PD-SK/014/2025
5. Contoh Struktur Kode Arsip Digital (Folder/File di Komputer)
Dalam arsip digital, kode arsip juga dipakai sebagai nama folder supaya sistem file menjadi teratur. Struktur ini memberikan kemudahan dalam melakukan pencarian otomatis dengan memanfaatkan fitur search di komputer.
Format: [Tahun] – [Kode Masalah] – [Subjek] – [Nomor Urut]
Contoh: 2025_KU_PemasukanBulanan_No10.pdf
Kode arsip berperan penting dalam menjaga keteraturan dan efisiensi sistem pengelolaan dokumen. Melalui pemberian kode yang sistematis, setiap arsip bisa ditemukan kembali dengan cepat.
Itulah artikel dari Pengadaan Buku Deepublish. Kalau kamu ingin membagikan informasi ini kepada yang lain, silahkan tekan tombol share. Kalau ada pertanyaan dan komentar yang mau disampaikan, silahkan tulis di kolom yang tersedia.
Sumber:
Chairul Huda Atma. (2021). Kearsipan. Universitas Sebelas Maret.
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2022.
