Salah satu sumber informasi yang penting adalah arsip. Untuk memastikan supaya arsip dikelola dengan baik, Indonesia mempunyai dua jenis lembaga kearsipan, yaitu lembaga kearsipan nasional dan lembaga kearsipan daerah.
Keduanya mempunyai peran yang penting, tetapi berbeda dalam lingkup kerja, wewenang, serta tanggung jawab. Memahami perbedaan antara lembaga kearsipan nasional dan daerah sangat penting, khususnya bagi berbagai pihak yang berkaitan dengan pengelolaan arsip.
Daftar Isi
Pengertian Lembaga Kearsipan Nasional (LKN)
Apakah yang dimaksud dengan Lembaga Kearsipan Nasional (LKN)? Lembaga Kearsipan Nasional atau Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah lembaga kearsipan nasional berbentuk lembaga pemerintahan nonkementerian yang bertugas di bidang kearsipan.
Penyelenggaraan kearsipan nasional yang menjadi tanggung jawab ANRI adalah kebijakan, pembinaan kearsipan, serta pengelolaan arsip. Hal ini didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, dan sumber daya lain yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Pengertian Lembaga Kearsipan Daerah (LKD)
Apakah yang dimaksud dengan lembaga kearsipan daerah (LKD)? Lembaga Kearsipan Daerah adalah lembaga kearsipan yang terdiri atas LKD tingkat Provinsi, LKD tingkat Kabupaten, serta LKD tingkat kota yang bertugas untuk mengelola arsip daerah.
Fungsi dari Lembaga Kearsipan Daerah adalah mengatur dan menyimpan arsip yang dihasilkan oleh pemerintah daerah supaya mudah diakses dan terjaga keasliannya. Fungsi lainnya adalah untuk menjamin kelangsungan informasi dalam arsip sehingga bisa digunakan untuk kepentingan administrasi, hukum, dan penelitian.
Selain itu, lembaga kearsipan daerah juga berfungsi untuk mendorong tertib arsip di seluruh organisasi pemerintah daerah termasuk pembinaan pengelolaan arsip di unit-unit kerja, serta menjadi pusat arsip daerah yang memfasilitasi layanan informasi publik dari dokumen-dokumen arsip yang sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
5 Perbedaan Lembaga Kearsipan Nasional dan Daerah
Berikut ini adalah perbedaan antara Lembaga Kearsipan Nasional dan Lembaga Kearsipan Daerah.
1. Tujuan
Lembaga Kearsipan Nasional bertujuan untuk melindungi dokumen penting negara dan memastikan kelestarian arsip nasional. Lembaga Kearsipan Nasional memastikan bahwa arsip nasional tetap utuh, bisa dipertanggungjawabkan, dan dapat diakses dengan mudah sesuai dengan ketentuan.
Sedangkan, Lembaga Kearsipan Daerah bertujuan untuk mendukung tata kelola pemerintahan lokal, memastikan kelestarian arsip daerah, serta memudahkan pengelolaan arsip di tingkat provinsi, kabupaten, atau kota. Dengan Lembaga Kearsipan Daerah, arsip lokal tetap tertib dan bisa digunakan untuk administrasi dan layanan publik.
2. Tingkat Lembaga
Lembaga Kearsipan Nasional beroperasi di tingkat nasional. Artinya, lembaga tersebut mempunyai kewenangan yang luas, meliputi semua arsip yang dihasilkan oleh pemerintah pusat dan lembaga-lembaga nasional.
Sedangkan, Lembaga Kearsipan Daerah berada di tingkat provinsi, kabupaten, atau kota. Lembaga tersebut berfokus dalam mengelola arsip yang dihasilkan di wilayah administratifnya masing-masing.
Hal tersebut memudahkan akses bagi masyarakat dan instansi daerah yang memerlukan dokumen arsip.
Baca Juga: Peran Arsip Digital dalam Meningkatkan Akuntabilitas Pemerintahan
3. Layanan
Lembaga Kearsipan Nasional menyediakan layanan informasi arsip nasional, baik untuk kepentingan administrasi, penelitian, dan publik. Lembaga Kearsipan Nasional bisa diakses oleh instansi pemerintah, peneliti, akademisi, serta masyarakat yang memerlukan arsip nasional sebagai referensi.
Sedangkan, Lembaga Kearsipan Daerah memberikan layanan informasi arsip daerah, mendukung administrasi lokal, serta memfasilitasi akses dokumen untuk masyarakat setempat. Peran dari lembaga ini adalah melayani permintaan arsip dari unit-unit kerja di daerah untuk kebutuhan publik dan internal.
4. Fungsi Utama
Fungsi utama dari Lembaga Kearsipan Nasional adalah mengelola arsip nasional, menentukan kebijakan kearsipan secara nasional, dan membina Lembaga Kearsipan Daerah supaya pengelolaan arsip di tingkat daerah sesuai dengan standar nasional.
Sedangkan, fungsi utama dari Lembaga Kearsipan Daerah adalah mengelola arsip daerah, mendukung administrasi pemerintahan lokal, serta membina tata tertib arsip di semua organisasi daerah.
5. Kewenangan
Lembaga Kearsipan Nasional berwenang untuk menentukan kebijakan, standar, serta prosedur kearsipan secara nasional. Lembaga ini juga berhak untuk memberikan pedoman, pembinaan, serta supervisi kepada Lembaga Kearsipan Daerah supaya pengelolaan arsip di daerah sesuai dengan standar nasional dan ketentuan hukum.
Lembaga Kearsipan Daerah mempunyai kewenangan yang terbatas pada wilayahnya masing-masing. Lembaga ini menyesuaikan prosedur kearsipan dengan kebijakan nasional, namun penerapannya fokus pada kebutuhan dan kondisi lokal.
Jadi, perbedaan lembaga kearsipan nasional dan daerah terletak pada tujuan, fungsi utama, kewenangan, dan sebagainya. Keduanya mempunyai peran yang saling melengkapi dalam menjaga, mengelola, dan melestarikan arsip.
Untuk mendukung literasi dan pengelolaan arsip yang lebih baik, kami menyediakan layanan pengadaan buku kearsipan dengan koleksi relevan dan sesuai kebutuhan lembaga
Sumber:
ANRI. https://anri.go.id/page/maksud-tujuan-dan-ruang-lingkup-anri diakses pada 29 September 2025
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2013 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pemilihan Lembaga Kearsipan Daerah Teladan
