Dalam program yang dijalankan perpustakaan, salah satu program yang harus dijalankan adalah evaluasi koleksi. Evaluasi koleksi ini menjadi kegiatan atau agenda wajib yang harus dilakukan oleh pustakawan. Tentu saja, agenda atau kegiatan ini memiliki alasan dan tujuan tertentu.
Untuk memahami apa itu pengertian evaluasi koleksi, bagaimana alasan perpustakaan melakukan evaluasi koleksi, hingga tujuan dan juga metode evaluasi koleksi yang dilakukan oleh perpustakaan.
Daftar Isi
Pengertian Evaluasi Koleksi
Evaluasi diartikan sebagai proses penilaian, yang mana di dalam penelitian tersebut bisa menjadi netral, positif, atau bahkan negatif. Bisa juga gabungan antara keduanya. Awalnya, kata evaluasi ini merupakan kata serapan dari bahasa Inggris evaluation yang artinya penilaian atau penaksiran.
Arikunto menjelaskan bahwa evaluasi menjadi kegiatan mengumpulkan informasi mengenai bekerjanya sesuatu yang selanjutnya informasi tersebut akan digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil keputusan. Fungsi utama dari evaluasi adalah menyediakan informasi yang berguna bagi pihak decision maker.
Artinya, tujuan evaluasi ini kemudian digunakan untuk menentukan kebijakan yang akan diambil, berdasarkan dengan evaluasi yang telah dilakukan. Sehingga evaluasi disimpulkan sebagai serangkaian kegiatan yang dilakukan seseorang untuk mendapatkan informasi terbaik dari berbagai sumber informasi yang ada dan dari berbagai pertimbangan yang sesuai dengan prosedur pemilihan yang telah ditetapkan oleh balai pustaka.
Kegiatan evaluasi yang digunakan pada pengembangan koleksi bahan pustaka di perpustakaan ini merupakan kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna.
Evaluasi koleksi merupakan upaya untuk melakukan penilaian pada daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan sivitas akademika serta program perguruan tinggi. Evaluasi koleksi harus dilakukan secara teratur agar sesuai dengan perubahan dan perkembangan program perguruan tinggi.
Dari pengertian di atas, sehingga dapat disimpulkan bahwa evaluasi koleksi perpustakaan menjadi upaya yang dilakukan oleh perpustakaan agar dapat melakukan penilaian kesesuaian terhadap koleksi dengan kebutuhan pemustaka disamping itu juga untuk mengukur kedalaman dan ketepatan suatu koleksi.
Evaluasi koleksi secara mudah dapat dipahami sebagai suatu kegiatan yang dilakukan untuk menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi bagi pemustaka maupun pemanfaatan koleksi oleh pemustaka.
Alasan Perpustakaan Melakukan Evaluasi Koleksi
Tentu ada alasan tersendiri mengapa suatu perpustakaan melakukan evaluasi koleksi. Pada dasarnya, suatu perpustakaan perlu melakukan evaluasi koleksi secara periodik dan juga sistematik. Hal ini agar perpustakaan tersebut dapat memastikan bahwa koleksi itu mengikuti perubahan yang terjadi dan bagaimana perkembangan kebutuhan dari komunitas yang dilayani dalam perpustakaan tersebut.
Selain itu, alasan umum dilakukannya evaluasi koleksi menurut Junaidi (2010: 3) adalah sebagai berikut:
- Untuk mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis berdasarkan pada data koleksi yang sudah tersedia.
- Menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan koleksi berikutnya.
- Menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi.
Alasan tersebut kemudian menjadi dasar untuk menentukan tujuan koleksi.
Tujuan Evaluasi Koleksi Perpustakaan
Dalam melakukan evaluasi koleksi perpustakaan, tentu ada tujuan yang ingin dituju. Secara umum, tujuan dari evaluasi koleksi adalah untuk menentukan kualitas koleksi dan mengetahui apakah tujuan perpustakaan yang telah ditentukan sudah tercapai atau belum.
Tujuan lainnya adalah untuk mengukur efektivitas penggunaan dan menentukan atau mengetahui bahwa perpustakaan mampu menyediakan koleksi untuk keperluan pemustakaan saat ini dan juga dalam jangka panjang.
Selain itu, berikut ini adalah beberapa tujuan dari dilakukannya evaluasi koleksi di perpustakaan berdasarkan pada Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi.
- Mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi.
- Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi.
- Mengikuti perubahan, perkembangan sosial budaya, ilmu dan teknologi.
- Meningkatkan nilai informasi.
- Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi.
- Menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi.
Selain itu, menurut Notoatmodjo (2010), tujuan dari dilakukannya evaluasi koleksi adalah untuk mengukur tingkat pengetahuan, sikap, dan perilaku dari kelompok sasaran. Hal ini termasuk pada data survei yang juga berperan untuk mengukur jangkauan dan pencapaian jalur media, pesan, dan juga saat penerimaan pada kalangan masyarakat yang menjadi sasaran.
Menurut pendapat Ajick (2009: 2) tujuan dari evaluasi adalah untuk menentukan kualitas koleksi dan juga mengetahui apa tujuan perpustakaan yang ditentukan telah lancar. Hal ini lebih dispesifikasikan dengan pendapat Nurjanah (2010: 12) bahwa tujuan evaluasi koleksi mencakup tujuan internal dan juga tujuan eksternal sebagai berikut.
1. Tujuan Internal
a. Kebutuhan pengembangakn koleksi
untuk mengetahui cakupan subjek koleksi, kedalaman koleksi, dan pola pemanfaatan koleksi oleh pengguna, nilai uang dari koleksi yang ada data aset perpustakaan, masalah yang dihadapi oleh kebijakan pengembangan koleksi dan program-programnya, perubahan apa saja yang harus dilakukan dengan program yang ada.
Serta apakah staf pengembangan koleksi sudah menjalankan tugasnya dengan baik untuk melakukan pendataan kekuatan koleksi dan kelemahannya secara kualitatif maupun secara kuantitatif pada subjek apapun. Tujuannya adalah untuk mendapatkan data bagi kepentingan program pengembangan koleksi bersama, dan data bagi kepentingan penyiangan, serta stock opname.
b. Kebutuhan Anggaran
Kebutuhan anggaran untuk membantu penentuan yang berupa alokasi anggaran yang bertujuan memperkuat subjek yang lemah, alokasi anggaran untuk memelihara subjek yang kuat, dan alokasi anggaran untuk mengembangkan koleksi.
2. Tujuan Eksternal
- Tujuan eksternalnya adalah sebagai kebutuhan pada institusi lokal untuk mengetahui kinerja perpustakaan, rasionalisasi anggaran pengembangan koleksi yang diajukan, apakah anggaran yang didapatkan dapat menunjang kebutuhan, apakah perpustakaan tersebut sudah setara dengan unit pelayanan komunitas yang sama, dan sebagai alternatif dalam penambahan ruang penyimpanan.
- Kebutuhan luar organisasi dengan tujuan menyiapkan data untuk akreditasi, badan-badan pendanaan, program jaringan, konsorsium, dan kerja sama lainnya.
Metode Evaluasi Koleksi Perpustakaan
George Bonn (dalam Evans: 2000) memberikan lima metode evaluasi koleksi yang umum sebagai berikut:
- Pengumpulan data statistik semua koleksi yang dimiliki
- Pengecekan pada daftar standar seperti katalog dan bibliografi
- Pengumpulan pendapat dari pengguna yang biasa datang ke perpustakaan
- Pemeriksaan koleksi langsung
- Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian dokumen, dan pencatatan manfaat relatif dan khusus
Selain itu, ada pula pedoman untuk meringkas sebagian besar teknik yang digunakan yang mana metode evaluasi tersebut fokus untuk mencetak sumber daya dalam evaluasi sumber daya elektronik, sebagai berikut:
Metode Terpusat pada Koleksi
Ada beberapa tahapan apabila ingin menggunakan metode terpusat pada koleksi dalam evaluasi koleksi, antara lain
- mencocokkan daftar tertentu, bibliografi, atau katalog
- penilaian dari pakar
- perbandingan data statistik
- perbandingan pada berbagai standar koleksi
Metode Terpusat pada Penggunaan
Berikut ini tahapan apabila pustakawan menggunakan metode terpusat pada penggunaan untuk evaluasi koleksi, yaitu:
- melakukan kajian sirkulasi
- melakukan kajian sitiran
- meminta pendapat pengguna
- melakukan kajian penggunaan di tempat atau ruang baca
- menganalisis statistik pinjam antar-perpustakaan
- memeriksa ketersediaan koleksi buku yang ada di dalam rak
Nah, itulah penjelasan lengkap mengenai apa itu evaluasi koleksi bahan pustaka beserta dengan metode dan tujuan melakukan kegiatan penting ini.
Baca juga artikel terkait
